Administrativ assistent

Allmänt om Malmö högskola Malmö högskola är Sveriges nionde största lärosäte med ca 23 000 studenter. Vår verksamhet är präglad av en dynamisk utbildnings- och forskningskultur - flervetenskaplig, problemorienterad, samhällsrelevant. Malmö högskola är organiserad i fem utbildningsområden: Hälsa och samhälle (HS), Kultur och samhälle (KS), Lärarutbildningen (LUT), Odontologiska fakulteten (OD) samt Centrum för teknikstudier (CTS). Personalavdelningen Centrala personalavdelningen ansvarar för det strategiska och övergripande arbetet inom personalområdet vid Malmö högskola. Avdelningen arbetar på uppdrag av Rektor och förvaltningschef utifrån ledningens och organisationens mål för verksamheten på kort och lång sikt. Personalavdelningen har ansvar för: - att driva, utveckla och samordna de strategiska personalfrågorna - att ge stöd och god service i personalfrågor till högskolans ledning och områden - att erbjuda hög kompetens inom personalvetarområdet till högskolans ledning och områden - löneadministration Innehåll och arbetsuppgifter Vi söker nu en assistent som har intresse och förmåga av att svara för förvaltning av personaldiariet och att vara sekreterare vid personalavdelningen och rektors kansli. Som personalregistrator kommer du att ta hand om inkommande post, scanning, klassificering och registrering av allmänna handlingar som hör till personaldiariet. Du lämnar upplysningar, ger service samt bistår anställda och platssökande i frågor som rör registrering av handlingar. I dina arbetsuppgifter som personalregistrator ingår att i dialog kvalitetssäkra processer till exempel beträffande webbdiariefrågor, gallring och arkivering av handlingar. Du kommer också att ingå i ett högskoleövergripande nätverk av registratorer. I dina arbetsuppgifter som sekreterare arbetar du på uppdrag av personalchefen och förvaltningschefen. Du kommer bland annat att sköta bokningar, kopiering, beställningar samt vara mötessekreterare. Kvalifikationer Vi vill att du som söker den här anställningen har gymnasieutbildning eller motsvarande med relevant inriktning. Det är en fördel om du har utbildning som eller erfarenhet av registratorarbete i datamiljö. Du har vidare goda kunskaper i Office-paketet, skriver god svenska och har grundläggande kunskaper i engelska. Du har kunskaper av ärendehantering i datamiljö eller har ett starkt intresse av och förmåga att snabbt lära dig detta. Du har troligen även kunskaper i hur man skriver minnesanteckningar och kortare texter. Som person är du strukturerad, noggrann och tillmötesgående i ditt bemötande. Du har intresse och förmåga att i dialog planera och prioritera dina arbetsuppgifter och du anstränger dig för att hitta bra lösningar. Du tar eget ansvar för dina arbetsuppgifter med stöd av övriga medarbetare på personalavdelningen. Vi erbjuder dig ett stimulerande och utmanande arbete som bland annat innebär att du håller ihop flera parallella arbetsprocesser samtidigt. Om denna beskrivning stämmer in på dig ser vi fram mot att läsa din ansökan. Malmö högskolas personalavdelning är centralt belägen i Malmö nära Centralstationen.