Administrativ assistent

Kustbevakningen är en civil statlig myndighet som ansvarar för sjöövervakning och miljöräddningstjänst till sjöss på uppdrag av regering och riksdag. Under beredskapen för miljöräddning arbetar vi förebyggande med miljöövervakning, samtidigt som vi främjar en hållbar havsmiljö. Vi bedriver även tillsyn och kontroll av fiske, tull, gräns, jakt och naturvård till sjöss. Dessutom arbetar vi för att öka tryggheten genom sjötrafikövervakning och har ständig beredskap för sjöräddning. Dygnet runt, året om finns vi på plats längs Sveriges kust, där vi skyddar liv och miljö, nu och för framtiden.


Kustbevakningen är en arbetsplats som präglas av samarbete och engagemang över områdesgränserna. Här finns engagerade medarbetare med varierande kompetenser vilket skapar en dynamisk arbetsplats med ständiga möjligheter att lära nytt. Kustbevakningen arbetar med och har stort fokus på medarbetarskap och ledarskap och det är därför viktigt att din värdegrund stämmer överens med Kustbevakningens – helhetssyn, välvilja och engagemang. Kustbevakningen erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter och rättigheter till alla. 




Beskrivning

Denna annons avser samma tjänst som annonserna med ref nr 2020/155 med arbetsort
Stockholm och ref nr 2020/156 med arbetsort Karlskrona.

Kustbevakningen söker en administrativ assistent till Kanslienheten med placering i Göteborg, Karlskrona eller Stockholm. Kustbevakningen har en ledning för hela verksamheten med sex avdelningar som arbetar med ett nationellt perspektiv.

Kanslienheten tillhör operativa avdelningen och ansvarar bland annat för planerings- och uppföljningsprocessen inom avdelningen, systemägarskap för operativa stödsystem och administrativt stöd.

Har du erfarenhet av att jobba som administratör och tycker om att ge stöd och service? Då kan vi erbjuda dig ett omväxlande arbete i en spännande myndighet i ett trevligt team.

Arbetsuppgifter

I rollen som administrativ assistent ska du med eget ansvar och i samverkan med andra lämna administrativt stöd inom avdelningen avseende bland annat:

- fakturahantering, inköp av varor och tjänster,
- boka och organisera resor, konferenser och möten,
- fördela inkommande ärenden inom avdelningen, inklusive diarieföring och viss handläggning,
- skriva minnesanteckningar/protokoll vid möten,
- språkgranska och läsa korrektur av olika typer av beslut, underlag, protokoll och ärenden,
- medverka i utveckling av administrativa rutiner,
- att vid platsansvarigs semester/ledighet ansvara för platsuppgifter på orten.

Kvalifikationer

Du har:

- avslutad gymnasieutbildning med godkända betyg,
- flerårig erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna från en större organisation, 
- god förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på såväl svenska som engelska,
- god förmåga att arbeta i Windows Office miljö,
- körkort B

Det är meriterande om du har eftergymnasial administrativ utbildning.

Erfarenhet av ekonomisystemet Unit 4 och kunskaper inom Lagen om offentlig upphandling (LOU) är meriterande. Vi ser gärna att du även har erfarenhet av ärendehanterings- och diarieföringssystem samt har kännedom om statlig verksamhet.

Som person är du engagerad och har framförallt en positiv inställning. Du stimuleras av att lära dig nya saker och strävar efter att ständigt utveckla dig. Då rollen innefattar många kontaktytor har du också en god kommunikations- och samarbetsförmåga. Som person är du också proaktiv, strukturerad och har lätt för att skifta fokus och prioritera. Du är lösningsorienterad och trivs med att ta initiativ, sätta igång aktiviteter, uppnå resultat och hålla tidsramar. Du har förmåga att ta ett självständigt ansvar för arbetsuppgifter liksom att du är flexibel och kan anpassa dig till ändrade omständigheter.  

När vi anställer lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper och förmågor.

Som en del i urvalsprocessen kan tester komma att användas.

Villkor
Tjänsten är tillsvidare med sex månaders inledande provanställning.

Tillträdesdatum 1 november 2020 eller enligt överenskommelse. 

För anställning krävs svenskt medborgarskap, körkort för personbil, drogtest samt säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen.

Kustbevakningen medverkar i utlandsuppdrag och internationella insatser. I anställningen ingår därför en skyldighet att tjänstgöra utomlands i de fall det krävs för verksamheten.

Övrigt


För att kvalitetssäkra och effektivisera rekryteringsarbetet använder vi ett elektroniskt ansökningsformulär i samarbete med Varbi för samtliga lediga jobb. Fyll i din ansökan så omsorgsfullt som möjligt för att ge en rättvisande bild av dig själv.


Kustbevakningen är en statlig myndighet och det innebär att uppgifterna som du lämnar till oss kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen. Normalt gäller ingen sekretess för de uppgifter som behandlas i databasen. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen.


Inför rekryteringsarbetet har Kustbevakningen tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring.  Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.