Administrativ assistent

Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som finns mitt i centrala Malmö. Vi har cirka 1 800 medarbetare och 24 000 studenter. Vår forskning och våra utbildningar präglas av den roll som universitet har i ett öppet samhälle – att på vetenskaplig grund och tillsammans med andra samhällsaktörer bidra till ett hållbart och jämlikt samhälle. Att identifiera och ta oss an framtidens utmaningar är högt prioriterat. Våra forskare och studenter vill vara med där det händer och tillsammans med andra skapa, dela och sprida kunskap för att förstå, förklara och utveckla samhället. Både lokalt och globalt.

Odontologiska fakulteten
Odontologiska fakulteten är en av fem fakulteter inom Malmö universitet och är organiserad i fyra sektioner för undervisning och forskning och en tandvårdsverksamhet benämnd Universitetstandvården. Vid fakulteten bedrivs utbildning till tandläkare, tandhygienister och tandtekniker samt specialist- och forskarutbildning. Både forskning och utbildning syftar till att förbättra människors orala hälsa och höja kvaliteten i tandvården. Forskningen hämtar sina frågeställningar från tandvården och kunskapsutbyte sker kontinuerligt mellan vård och forskning. Samverkan med omgivande samhälle är central och forskningen har en stark internationell förankring.

Fakultetens medarbetare och studenter finns på Tandvårdshögskolan nära Skånes universitetssjukhus, där fakultetens kansli också finns. Läs mer om Odontologiska fakulteten här.

Innehåll och arbetsuppgifter
Som administrativ assistent tillhör du det administrativa kansliet vid fakulteten. Kansliets medarbetare arbetar med studieadministration, stöd till nämnder, forskning, uppdragsutbildning och chefsstöd till sektioner och universitetstandvård. I rollen som administrativ assisten arbetar du självständigt, främst med stöd till dekan och ledningsgrupp, men samtidigt i nära dialog med fakultetens administrativa chef som även är din närmaste formella chef.

Exempel på arbetsuppgifter:


• bereda dekans beslutsmöten samt protokollföra dessa
• vara sekreterare vid fakultetsstyrelsens möten
• föra minnesanteckningar eller protokoll vid fakultetsövergripande möten
• ge stöd vid planering och genomförande av fakultetsövergripande event
• ge stöd till dekan med resebokningar, mötesbokningar samt t ex lunch- och fikabeställningar
• kopiering och sortering
• diariehantering
• uppdatering av hemsida och liknande
• bistå dekan och fakultetens ledningsgrupp med operativt stöd i det löpande arbetet

Efter tid förväntas du också ta ett större ansvar för den administrativa strukturen inom institutionen samt flagga för större händelser och självständigt bereda administrativt stöd för dessa händelser.

Observera att de ovan beskrivna arbetsuppgifterna endast utgör exempel och att arbetsuppgifterna kan komma att förändras efter hand.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har lägst gymnasieexamen samt erfarenhet av administrativt arbete och service inom offentlig förvaltning. För anställningen krävs att du har en mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, framför allt på svenska, men även på engelska.

Erfarenhet av arbete med ledningsstöd, protokollföring och arrangering av konferenser/event är meriterande. Eftergymnasial utbildning med administrativ inriktning är meriterande. Det är också meriterande om du har läst kurser vid universitet eller högskola och på så sätt har viss kännedom och förståelse för högskolesektorn.

För att trivas i rollen behöver du ha ett intresse för administrativa uppgifter, ha en utpräglad servicekänsla, förmåga att ta ett självständigt ansvar för arbetsuppgifterna och vara lyhörd för verksamhetens behov. Vidare behöver du ha god kommunikations- och samarbetsförmåga och tidvis kunna hantera en  hög arbetsbelastning med flera arbetsuppgifter samtidigt. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Upplysningar
Daniel Bengmark, administrativ chef, tel. 040-665 84 55

Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Ansökan
Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök".
Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast 2020-11-09.

Löneanspråk ska anges i ansökan.

Övrigt
Anställningen är en tillsvidareanställning med en omfattning på 100%.

Provanställning kan komma att tillämpas.

Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som präglas av ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.
Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.

Tillträde
Enligt överenskommelse

Fackliga företrädare
Saco-S: ellen.albertsdottir@mau.se
OFR/ST: Naser Eftekharian, naser.eftekharian@mau.se

Välkommen med din ansökan!