Administrativ assistent

Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som finns mitt i centrala Malmö. Vi har cirka 1 800 medarbetare och 24 000 studenter. Vår forskning och våra utbildningar präglas av den roll som universitet har i ett öppet samhälle – att på vetenskaplig grund och tillsammans med andra samhällsaktörer bidra till ett hållbart och jämlikt samhälle. Att identifiera och ta oss an framtidens utmaningar är högt prioriterat. Våra forskare och studenter vill vara med där det händer och tillsammans med andra skapa, dela och sprida kunskap för att förstå, förklara och utveckla samhället. Både lokalt och globalt.

Fakulteten för hälsa och samhälle
Fakultetens utbildning och forskning bedrivs med visionen att främja hälsa och delaktighet. Vid fakulteten utvecklas forskning som fokuserar på samhällsrelevanta problem och söker lösningar inom flera forskningsfält. Fakulteten utvecklar ledande professionsutbildningar som förser hälso- och sjukvård, socialt arbete och näringsliv med kompetent personal. Fakultetens utbildning och forskning finns på fyra platser i Malmö. De allra flesta medarbetare och studenter finns på Malmö sjukhusområde, där fakultetens kansli också finns, men fakulteten har också verksamhet på Universitetsholmen nära Malmö centralstation samt i Västra hamnen. Läs mer om Fakulteten för hälsa och samhälle här .

Enheten för polisiärt arbete
Enheten för polisiärt arbete startades 2019 och genomför grundutbildningen till polis och uppdragsutbildningar till olika aktörer. Utbildningen bedrivs inom huvudområdet Polisiärt arbete som är ett nytt huvudområde på Malmö universitetet.

Vid enheten bedrivs forskning inom en rad olika områden som rör frågor inriktade mot polisiärt arbete.

Vid enheten arbetar både universitetsanställd personal och polisanställd personal som är placerad på enheten. Verksamheten är huvudsakligen förlagd till Västra hamnen.

Innehåll och arbetsuppgifter
Som administrativ assistent kommer du ha ditt arbete förlagt på Enheten för polisiärt arbete. I rollen som administrativ assistent arbetar du självständigt men i nära samarbete med föreståndaren och övriga administrativ personal samt alla lärare och andra som delar arbetsplats. Arbetet innebär i huvudsak att stödja föreståndaren i dennes uppdrag som chef. Närmast formella chef är administrativa chefen vid fakulteten, men arbetet leds och fördelas ytterst av föreståndaren.

Exempel på arbetsuppgifter:
- sekreterare för formella möten inom institutionen (t.ex. APT och ledningsgruppsmöten)
- arrangera möten/evenemang/gruppresor/studiebesök o dyl. inom enheten
- administration kring besök av externa gäster (t.ex. bokningar, arvodering, ersättning)
- bistå vid beställningar av resor och litteratur m.m.
- personaladministration (t.ex. beställa utrustning och behörigheter, administrera annonsering, hantera timrapportering, administrera formalia kring anställningar)
- kopiering och sortering
- diarieföring i kontakt med registrator
- uppdatering av hemsida och liknande
- behjälplig i synliggörande av enhetens aktiviteter internt såsom löpande publicering av info
- i övrigt bistå föreståndare med den hjälp och koordinering som behövs inom institutionen
- planera och administrera de figuranter som arbetar tillfälligt vid enheten när övningar genomförs
- kontaktperson för administrativa frågor kring uppdragsutbildning

Efter tid förväntas du också ta ett större ansvar för den administrativa strukturen inom enheten samt flagga för större händelser och självständigt bereda administrativt stöd för dessa händelser.

Observera att de ovan beskrivna arbetsuppgifterna endast utgör exempel och att arbetsuppgifterna kan komma att förändras efter hand.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en examen från någon av de teoretiska gymnasieinriktningarna, gärna med en administrativ inriktning av något slag. En eftergymnasial utbildning med administrativ inriktning är meriterande. Det är också meriterande om du har läst kurser vid universitet eller högskola och på så sätt har viss kännedom och förståelse för området.

För att klara arbetet förutsätts att du har en god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift och det är ett krav att du behärskar både svenska och engelska flytande.

Eftersom arbetet huvudsakligen består av administration och av att ge service är erfarenhet av arbete där administration och service tillhör de huvudsakliga arbetsuppgifterna ett krav. Erfarenhet från personaladministrativt arbete och/eller erfarenhet som ledningsstöd är meriterande.

För att trivas i rollen måste du ha förmåga att ta ett självständigt ansvar för arbetsuppgifterna och ha ett intresse för administrativa uppgifter samt en utpräglad servicekänsla som anpassar sig efter verksamhetens behov. Vidare måste du ha god kommunikations- och samarbetsförmåga och kunna hantera en tidvis hög arbetsbelastning. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Upplysningar
Stephan Gavare, administrativ chef, 040-6657835
Caroline Mellgren, föreståndare, 040-6657941

Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Ansökan
Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök".

Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast den 21 november 2020.

Övrigt
Tillsvidareanställning med tillträde enligt överenskommelse.
Provanställning kan komma att tillämpas.

Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som präglas av ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.

Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.

Fackliga företrädare
Saco-S: Ellen Albertsdottir, ellen.albertsdottir@mau.se
OFR/ST: Naser Eftekharian, naser.eftekharian@mah.se

Välkommen med din ansökan!