Administrativ assistent

Länsstyrelsen Skåne skapar samhällsnytta genom att ta ansvar för samhällsbygget, skydda miljön och investera i landsbygden. Målet är att göra det bästa för Skåne och bidra till goda livsvillkor och en hållbar utveckling. I vårt uppdrag har vi olika roller och fungerar både som utvecklingspartner och som beslutsfattare i frågor som rör länets utveckling. Vi arbetar på uppdrag av regering och riksdag och investerar 2,3 miljarder och fattar 70 000 myndighetsbeslut för Skånes och Sveriges bästa varje år.

Vi är ca 550 medarbetare och har kontor i Malmö och Kristianstad. Vår vision är "Det bästa för Skånes människor, djur och natur. Idag och imorgon".

Länsstyrelsen Skåne söker två erfarna administrativa assistenter till enheten för ärendestöd. Den ena anställningen är en tillsvidareanställning. Här tillämpar vi sex månaders provanställning. Den andra anställningen är tidsbegränsad till december 2021, men med viss möjlighet till förlängning. Båda anställningarna är på heltid med tillträde snarast enligt överenskommelse. Din arbetsplats blir på vårt kontor i Malmö.

Enheten för ärendestöd består av 25 medarbetare. Tillsammans utgör vi det administrativa stödet i Länsstyrelsen Skånes ärendehanteringsprocess. Vi arbetar för att effektivisera ärendeprocessen samt bidra till en rättssäker ärendehantering i enlighet med gällande lagstiftning. Länsstyrelsen arbetar med ständiga förbättringar och utvecklar digitala flöden i kontakten med våra kommuner, företag och medborgare.

Enheten ingår tillsammans med personal-, ekonomi- och serviceenheten i avdelningen för verksamhetsstöd. Vill du veta mer om Länsstyrelsen Skåne och avdelningens verksamhet? Se filmerna via länken nedan.


ARBETSUPPGIFTER
I arbetsuppgifterna ingår att du registrerar ärenden, hanterar dokument, lämnar ut handlingar samt arkiverar handlingar. Enheten är tillgänglig både för allmänheten och den egna verksamheten genom att lämna upplysningar i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. En viktig arbetsuppgift är att arbeta för digital ärendehantering samt att kvalitetssäkra myndighetens diarieföring. Vi använder oss av ärende- och handläggningssystemet Platina.

Som medarbetare hos oss har du tre roller: arbetstagare, kollega och verksamhetsutövare. I rollen som arbetstagare representerar du myndigheten, tillsammans med dina kollegor bidrar du till det samlade resultatet och som verksamhetsutövare skapar du samhällsnytta utifrån din sakkompetens.


KVALIFIKATIONER
Länsstyrelsen eftersträvar att ha medarbetare med olika egenskaper, förutsättningar och livserfarenheter. Det är samspelet mellan medarbetarnas olikheter och likheter som utgör en av Länsstyrelsens framgångsfaktorer.

Vi söker dig som har erfarenhet av att arbeta med registrering och hantering av ärenden samt handlingar i en digital miljö. Vi vill dessutom att du har erfarenhet av registratur i offentlig verksamhet. Det är viktigt att du är en mycket van datoranvändare och har god erfarenhet av Office-paketet. Det är ett krav att du har en dokumenterad eftergymnasial kurs eller motsvarande inom juridik, förvaltningskunskap, offentlighet och sekretess, alternativt att du har skaffat dig denna kunskap genom ditt arbetsliv och att vi kan bedöma den som likvärdig.
Det är meriterande att du har erfarenhet av ärende- och handläggningssystemet Platina. Erfarenhet av att delta i utveckling av administrativa processer och arbeta med ständiga förbättringar är meriterande. Du ska vara svensk medborgare.

Du har ett gott ordningssinne. Eftersom vår arbetsbelastning stundtals kan vara hög, är det viktigt att du har en förmåga att strukturera och prioritera i ditt arbete. Du har vana av att bearbeta och tillgodogöra dig mycket information digitalt samt är lösningsorienterad och flexibel, vilket innebär att du snabbt kan skifta mellan olika arbetsuppgifter och handläggningssystem. För att trivas i arbetet krävs det att du har en känsla för service, tycker om att arbeta i team och tar ansvar för dina egna samt gruppens gemensamma arbetsuppgifter. Eftersom arbetet innebär många externa och interna kontakter är det viktigt att du har en väl utvecklad kommunikativ förmåga på svenska, såväl i tal som i skrift.


ÖVRIGT
Vi ber dig söka anställningen genom länken i denna annons för att underlätta vår hantering av inkomna ansökningar samt för att säkerställa kvaliteten i vår urvalsprocess. Det är av största vikt att du är noggrann när du fyller i din ansökan då den bedöms gentemot en fastställd kompetensprofil samt mot andra sökande.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Du hittar information om hur Länsstyrelsen Skåne behandlar personuppgifter på https://www.lansstyrelsen.se/dataskydd.