Administrativ assistent

Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som finns mitt i centrala Malmö. Vi har cirka 1 800 medarbetare och 24 000 studenter. Vår forskning och våra utbildningar präglas av den roll som universitet har i ett öppet samhälle – att på vetenskaplig grund och tillsammans med andra samhällsaktörer bidra till ett hållbart och jämlikt samhälle. Att identifiera och ta oss an framtidens utmaningar är högt prioriterat. Våra forskare och studenter vill vara med där det händer och tillsammans med andra skapa, dela och sprida kunskap för att förstå, förklara och utveckla samhället. Både lokalt och globalt.

Fakulteten för lärande och samhälle
Fakulteten för lärande och samhälle karaktäriseras av ett nytänkande när det gäller utbildningarnas utformning och samarbeten med skolor, kommuner, organisationer och näringsliv. Fakulteten, som har ca 8 500 studenter och 380 anställda, organiseras i sex institutioner: Barndom, utbildning, samhälle (BUS), Idrottsvetenskap (IDV), Kultur, språk, medier (KSM), Naturvetenskap, matematik och samhälle (NMS), Samhälle, kultur och identitet (SKI) och Skolutveckling och ledarskap (SOL). Fakulteten har tillstånd för utbildning i samtliga program med förskollärarexamen och lärarexamen som mål och för idrottsvetenskaplig och utbildningsvetenskaplig utbildning på forskarnivå. Dessutom ges program för t ex studie- och yrkesvägledare och specialpedagoger/speciallärare.

 

Innehåll och arbetsuppgifter

Som administrativ assistent kommer du att ha din verksamhet förlagd till en eller två institutioner inom fakulteten. Du kommer även att vara administrativt stöd för en forskarskola vid fakulteten och för vissa universitetsgemensamma grupper. I rollen som administrativ assistent arbetar du självständigt men i nära samarbete med institutionsledning och ledare för forskarskolan. I arbetsuppgifterna ingår att skriva protokoll och minnesanteckningar vid möten, sköta kontakt med leverantörer, sakgranska fakturor, beställa resor och litteratur, förbereda för nyanställda, bistå lärare och chefer med IT-kompetens (t ex digitala verktyg och webbsidor), sköta konferensbokningar och förberedelser vid disputationer och seminarier. Arbetsuppgifterna förändras över tid och fler uppgifter kan tillkomma efterhand.

 

Kvalifikationer
Vi söker dig som har lägst gymnasieexamen och tidigare erfarenhet av administrativt arbete inom högskola/universitet. Det är meriterande om du har erfarenhet av att vara ledningsstöd i fråga om rutiner för allmänna handlingar, ekonomihantering, mindre avtal, årshjul och kalendarium, mötes- och konferenshantering.

Du ska ha god kommunikations- och samarbetsförmåga och kunna ge relevant service och skapa och upprätthålla goda relationer. För att klara arbetet förutsätts att du har en god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, framförallt på svenska, men även på engelska. Du har intresse för administrativa uppgifter och servicekänsla. Vidare har du ordningssinne och kan hantera en tidvis hög arbetsbelastning. Vi tror att du är självgående, initiativtagande samt lyhörd för verksamhetens behov. Stor vikt kommer att fästas vid personlig lämplighet.

 

Upplysningar

Tf administrativ chef Anders Olsson anders.olsson@mau.se  tel. 040-6658383
HR-specialist Johanna Bengtsson johanna.bengtsson@mau.se

Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

 

Ansökan

Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast 2021-06-16. Det är du som sökande som ska tillse att universitetet förstår vad som står i din ansökan. Skrivs inte din ansökan på svenska, engelska eller något av de nordiska språken ansvarar du för att ansökan och dess bilagor översätts. 

Ansökan skall innehålla:


• Meritförteckning
• Relevanta betyg och intyg
• Kortfattad redogörelse på max 1 sida där du beskriver din erfarenhet, bakgrund och kompetens relaterad till den sökta anställningen och hur detta gör dig till den mest lämpliga kandidaten

 

Övrigt

Anställningen är tillsvidare och på heltid.

Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som präglas av ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.

Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.

 

Tillträde
Tillträde 2021-10-01 eller enligt överenskommelse

 

Fackliga företrädare

SACO: saco-s@mau.se

SEKO: Sekocivil@seko.lu.se  

OFR: naser.eftekharian@mau.se

 

Välkommen med din ansökan!