Administrativ assistent

Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som finns mitt i centrala Malmö. Vi har cirka 1 800 medarbetare och 24 000 studenter. Vår forskning och våra utbildningar präglas av den roll som universitet har i ett öppet samhälle – att på vetenskaplig grund och tillsammans med andra samhällsaktörer bidra till ett hållbart och jämlikt samhälle. Att identifiera och ta oss an framtidens utmaningar är högt prioriterat. Våra forskare och studenter vill vara med där det händer och tillsammans med andra skapa, dela och sprida kunskap för att förstå, förklara och utveckla samhället. Både lokalt och globalt.

Fakulteten för teknik och samhälle
Som administrativ assistent är du organisatoriskt placerad vid fakultetens gemensamma verksamhetsstöd/kansli, som ger verksamhetsnära stöd till fakultetens institutioner i lednings-, utbildnings- och forskningsadministration.

 

Innehåll och arbetsuppgifter

Som administrativ assistent är du ett generellt administrativt verksamhetsstöd mot chefer och verksamheter på flera nivåer inom fakulteten. Exempel på uppgifter kan vara att hantera timanställningsavtal, administrera tidrapporter, beställning av IT-utrustning till nyanställda, sakgranska fakturor samt vara stöd i hantering av reseräkningar. Du ansvarar för dekans möten och kalender och det är troligt att du också handlägger något av fakultetens ledningsmöten. I arbetet ingår även att föra protokoll och minnesanteckningar, samt att vara behjälplig vid planerandet av konferenser och event av olika slag.

 

Kvalifikationer
Vi välkomnar dig som har erfarenhet av administrativt arbete från högskola/universitet. Du är van att arbeta i en digital miljö och behärskar program som Word och Excell i MSOffice. Har du erfarenhet av för oss relevanta administrativa system som Primula, Proceedo och Lime är det meriterande.

Då du kommer att verka i en internationell miljö där både muntlig och skriftlig kommunikation sker såväl på svenska som på engelska är det viktig att du besitter mycket goda kunskaper i dessa språk.

Du ska ha intresse för administrativa uppgifter, ha servicekänsla, vara inlyssnande och lösningsorienterad samt ha stort ordningssinne. Du tar eget ansvar för dina arbetsuppgifter med stöd av övriga medarbetare på kansliet. Då du kommer att arbeta som ett nav med många kontaktytor är förmågan till samarbete och goda relationer av stor betydelse. Även förmågan att självständigt prioritera och strukturera dina arbetsuppgifter är en förutsättning.

Vi kommer lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Utöver den formella kompetensen ska universitets medarbetare ha de personliga förmågor som behövs för att fullgöra anställningen väl och för att företräda universitetet på bästa sätt.

 

Upplysningar

Jeanette Dareblom Teilus, administrativ chef, jeanette.dareblom@mau.se

Johanna Bengtsson, HR specialist, johanna.bengtsson@mau.se

Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

 

Ansökan

Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast 2021-11-04. Det är du som sökande som ska tillse att universitetet förstår vad som står i din ansökan. Skrivs inte din ansökan på svenska, engelska eller något av de nordiska språken ansvarar du för att ansökan och dess bilagor översätts.

Ansökan skall innehålla:

Meritförteckning

Relevanta betyg och intyg

Kortfattad redogörelse på max 2 sidor, där du beskriver din erfarenhet, bakgrund och kompetens relaterad till den sökta tjänsten som gör dig till den mest lämpliga kandidaten

Övrigt

Tjänsten som administrativ assistent är en tillsvidareanställning på heltid. Provanställning kan komma att tillämpas.

Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som präglas av ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.

Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.

 

Tillträde
Tillträde sker enligt överenskommelse.

 

Fackliga företrädare

SACO: Rebecka.johansson@mau.se
SEKO: Sekocivil@seko.lu.se
OFR: naser.eftekharian@mau.se

 

Välkommen med din ansökan!