Administrativ assistent

Nu söker vi erfarna administratörer som trivs i en varierad roll med allt från beställning och fakturering till mer strategiska delar som schemaläggning. Framför allt söker vi dig som värderar ett gott bemötande lika högt som vi gör.
Västermalms gruppbostäder, Norrmalms gruppbostäder och Hammarby gruppbostäder består av servicebostäder och gruppbostäder för personer med olika typer av funktionsnedsättningar. I de olika bostäderna arbetar boendestödjare och utvecklingspedagoger som skapar förutsättningar för självständighet och god livskvalitet för våra kunder. Som administrativ assistent kommer du att ha din arbetsplats i Västerås Stadshus. Gruppen består av fem enhetschefer, fem avdelningschefer och fyra assistenter. Hos oss ställer vi upp för varandra och lever vår värdegrund Bästa möjliga möte fullt ut. Enheten tillhör förvaltningen vård- och omsorg som är utförare av verksamheter för äldre och personer med funktionsnedsättning.

ARBETSUPPGIFTER
Dina arbetsuppgifter varierar men är främst kopplade till bemanning och samordning av schema på de olika enheterna. Det är du som har kontakt med vikarier och timanställda vid korttidsfrånvaro och ser till att vi har personer på plats. Du har en god förmåga att strukturera upp ditt arbete och har förståelse för att saker kan uppstå som gör att du behöver prioritera om i din dag. Med mycket kontakt och dialog med våra kollegor ute på enheterna är du ett ansikte utåt för vår verksamhet. En stor del av rollen innebär arbete i personalsystem där du lägger in scheman, skriver anställningsunderlag, hanterar sjukanmälningar och ledigheter. Du är med och planerar bemanning, förbereder möten, bokar konferenser och utbildningar. Du har även ansvar för posthantering, beställning av material, fakturor och kontering. Vi kan lova dig att du får ett roligt och utmanande jobb där du är ett viktigt stöd för enhetscheferna och våra medarbetare på enheterna.

KVALIFIKATIONER
För att jobba som administrativ assistent hos oss behöver du ha en bred och aktuell erfarenhet av administrationsarbete där du bland annat arbetat med samordning, schemaläggning samt ekonomiadministration. Vi ser också att du har en gymnasieutbildning och gärna någon vidareutbildning med inriktning administration. Du har goda datorkunskaper däribland Excel samt tidigare erfarenhet av arbete med administrativa system. Det är meriterande om du har arbetat i system som TimeCare, TimeCarePool, VIP, Raindance, Pulsen och/eller Självservice. Vi söker dig som är kvalitetsmedveten och som har lätt för att samarbeta med andra. Du har erfarenhet av att ha jobbat inom vård och omsorg och gärna inom vår målgrupp. Eftersom en stor del av tjänsten innebär att samordna och kommunicera med andra i både text och muntligt är det viktigt att du kan formulera dig väl.
Varmt välkommen med din ansökan!

ÖVRIGT
Välkommen till Västerås stad - Västmanlands största arbetsgivare. Vi är 11 000 kollegor som tillsammans får en hel stad att fungera. Vi vet att det är i våra möten vi kan göra skillnad, oavsett om det är i våra verksamheter eller digitalt. Därför är vår värdegrund Alltid bästa möjliga möte en viktig del i vårt uppdrag. För att få en stolt och välfungerande stad och nå vår vision om staden utan gränser vill vi också att våra medarbetare ska spegla mångfalden i samhället.

Läs mer om möjligheter, karriärvägar och om vårt erbjudande här:
https://www.vasteras.se/jobbochkarriär

Alla tillsvidareanställda i Västerås stad har en krigsplacering. Det innebär att du som person kan behöva tjänstgöra när det är höjd beredskap.
Skyldigheten att tjänstgöra inträder när regeringen beslutar om höjd beredskap och allmän tjänsteplikt.

Alla erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp undanbedes.