Administrativ assistent

Länsstyrelsen Skåne skapar samhällsnytta genom att ta ansvar för samhällsbygget, skydda miljön och investera i landsbygden. Målet är att göra det bästa för Skåne och bidra till goda livsvillkor och en hållbar utveckling. I vårt uppdrag har vi olika roller och fungerar både som utvecklingspartner och som beslutsfattare i frågor som rör länets utveckling. Vi arbetar på uppdrag av regering och riksdag och investerar 2,3 miljarder och fattar 70 000 myndighetsbeslut för Skånes och Sveriges bästa varje år.

Vi är ca 600 medarbetare och har kontor i Malmö och Kristianstad. Vår vision är "Det bästa för Skånes människor, djur och natur. Idag och imorgon".

Från och med den 1 december 2021 har Länsstyrelsen Skåne ett fördjupat uppdrag att bedriva tillsyn av kommuner, regioner, myndigheter på regional nivå samt vissa företag som bedriver säkerhetskyddskänslig verksamhet. Länsstyrelsen söker nu en administrativ assistent till enheten för ärendestöd som förstärkning till detta uppdrag om säkerhetskyddskänslig verksamhet. Anställningen är tidsbegränsad till 31 december 2022. Din arbetsplats blir på vårt kontor i Malmö. Tillträde snarast enligt överenskommelse.

Enheten för ärendestöd är ett kompetent gäng bestående av administrativa assistenter, specialister och arkivarie med ansvar för registrering av ärenden, utlämnande av handlingar samt arkiv. Vi arbetar för att effektivisera ärendeprocessen samt bidra till en rättssäker ärendehantering i enlighet med gällande lagstiftning. Enheten ingår tillsammans med HR-, ekonomi- och serviceenheten i avdelningen för verksamhetsstöd. Vill du veta mer om Länsstyrelsen Skåne och avdelningens verksamhet? Se filmerna via länken nedan.

ARBETSUPPGIFTER
I arbetsuppgifterna ingår att du tillsammans med några kollegor inom enheten registrerar ärenden och hanterar dokument med anledning av det nya tillsynsuppdraget för säkerhetskyddskänslig verksamhet. Du kommer dessutom att arbeta med att registrera och hantera dokument relaterade till Covid-19.

Viktig uppgift är att arbeta för digital ärendehantering samt att kvalitetssäkra myndighetens diarieföring. Vi använder oss av ärendehanteringssystemet Platina.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har erfarenhet av att arbeta med registrering samt hantering av ärenden och handlingar i digital miljö. Vi vill dessutom att du har erfarenhet av registratur i offentlig verksamhet och att du har arbetat med liknande arbetsuppgifter. Det är viktigt att du är en mycket van datoranvändare och har god erfarenhet av Office-paketet. Det är ett krav att du har en dokumenterad eftergymnasial kurs inom juridik, förvaltningskunskap, offentlighet och sekretess. Det är meriterande om du har erfarenhet av ärendehanteringssystemet Platina.
Du har ett gott ordningssinne. Eftersom vår arbetsbelastning stundtals kan vara hög, är det viktigt att du har en förmåga att strukturera och prioritera i ditt arbete. Du har vana av att bearbeta och tillgodogöra dig mycket information digitalt samt är lösningsorienterad och flexibel, vilket innebär att du snabbt kan skifta mellan olika arbetsuppgifter. För att trivas i arbetet krävs det att du har en känsla för service. Eftersom arbetet innebär många kontakter är det viktigt att du har en väl utvecklad kommunikativ förmåga på svenska, såväl i tal som i skrift.
Länsstyrelsen eftersträvar att ha medarbetare med olika egenskaper, förutsättningar och livserfarenheter. Det är samspelet mellan medarbetarnas olikheter och likheter som utgör en av Länsstyrelsens framgångsfaktorer.

Som medarbetare hos oss har du tre roller: arbetstagare, kollega och verksamhetsutövare. I rollen som arbetstagare representerar du myndigheten, tillsammans med dina kollegor bidrar du till det samlade resultatet och som verksamhetsutövare skapar du samhällsnytta utifrån din sakkompetens.

För tjänsten krävs svenskt medborgarskap.

Säkerhetsklassning
Länsstyrelsen har en viktig samordnande roll vid samhällsstörningar och därför ställer vi höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetenhet. Vissa av våra anställningar är säkerhetsklassade och kan även innebära en krigsplacering vid myndigheten, vilket innebär att säkerhetsprövning behöver genomföras innan beslut om anställning fattas. I vissa fall krävs svenskt medborgarskap i enlighet med säkerhetsskyddslagen (2018:585)

ÖVRIGT
Vi ber dig söka anställningen genom länken i denna annons för att underlätta vår hantering av inkomna ansökningar samt för att säkerställa kvaliteten i vår urvalsprocess. Det är av största vikt att du är noggrann när du fyller i din ansökan då den bedöms gentemot en fastställd kompetensprofil samt mot andra sökande.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Du hittar information om hur Länsstyrelsen Skåne behandlar personuppgifter på https://www.lansstyrelsen.se/dataskydd.