Administrativ assistent

Future Earth is a global research network developing knowledge to tackle the biggest challenges of our time – climate change and sustainability. Our mission is to advance research to support transformations to global sustainability. Future Earth global research programmes address Earth system science, governance and more; convening scholars across natural, social, and human sciences from across the world. The secretariat is composed of 8 Global Hubs in Canada, China, France, Japan, South Asia, Sweden, Taipei and the US. This position is based at the Global Hub in Stockholm.
Vi söker nu till Future Earths globala sekretariat i Sverige med placering vid Kungliga Vetenskapsakademins lokaler i Frescati.
Arbetsuppgifter
Du kommer att arbeta med administration och ekonomiuppgifter samt samarbeta med interna och externa parter för att anordna event, konferenser och stödja projekt i en mycket stimulerande internationell miljö. Varierande kontakter på ett flertal nivåer i samband med ett flertal projekt utmanar din initiativ-, och problemlösningsförmåga.
Administrativa arbetsuppgifter;
· Mötes och eventplanering samt logistik, bokningar, kontakt med leverantörer och budgetuppföljning av event.
· Möteshantering av kalendrar, bokning av resor, samordning av möten samt mötesanteckningar och support vid event som kan innebära resor.
· Hållbarhetskoordinator för den svenska hubben, rapportering och rutiner.
· Ansvarig för kontorsbeställningar, posthantering, Dropbox, GDPR och dokumenthantering,
· Ansvarig för kontorets delade utrymmen.
Du är en problemlösare, tar initiativ och kommer med nya idéer i teamet. Du kan samarbeta även med kommunikationsteamet när det gäller hantering av stora utskick, konferensmaterial och publikationer.
Dina andra arbetsuppgifter inom ekonomidelen kommer att innehålla ansvar för inkommande och utgående fakturor, reseräkningar, kostnadsersättningar, i samarbete med ekonomiansvarig.
Kvalifikationer
· Erfarenhet av administrativt och ekonomiskt arbete, gärna från en akademisk miljö, stiftelse eller ideell organisation.
· Ekonomisk utbildning lägst på gymnasienivå.
· Tjänsten kräver utmärkta datorkunskaper i Microsoft Office programmen samt mycket goda kunskaper i engelska och svenska.
· Du är ambitiös, målfokuserad, strukturerad och noggrann.
· Vi ser gärna att du tycker om att organisera event och att du har en god social och kommunikativ förmåga.
Tjänsten
Tjänsten är ett vikariat på 12 månader, heltid, med tillträde januari/februari 2022.
Arbetsplatsen är på Future Earths globala sekretariat i Stockholm i samma byggnad som Kungliga Vetenskapsakademien i Frescati nära till buss och T-bana, Brunnsviken och Bergianska trädgården.
Ansökan
Vi ser fram emot din ansökan och CV, mejla till rekryteringsansvarig, Marie Edlund, HR konsult.
E-post: marie.edlund@optimalanalys.com Telefon: 0704756053
Intervjuer och urval sker löpande och sista ansökningstid är den 23 januari 2022.
www.futureearth.org
Vi följer GDPR regler och har en jämställd och icke diskriminerande rekryteringsprocess som är kompetensbaserad.
Säljsamtal angående rekrytering- och bemanningslösningar undanbedes.