Administrativ assistent

Mannheimer Swartling erbjuder högkvalitativ affärsjuridisk rådgivning i Sverige och globalt. Bland våra klienter finns framstående svenska och internationella företag och organisationer. Våra omkring 450 jurister är specialiserade inom olika affärsjuridiska områden och branscher. Vi strävar efter att förstå våra klienters affärsmässiga utmaningar och använder vår juridiska spetskompetens för att hitta de bästa lösningarna. Hållbarhet, liksom våra grundläggande värderingar – affärsfokus, kvalitet och laganda – är integrerade delar i byråns verksamhet. Mannheimer Swartling har 600 medarbetare och kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö, Bryssel, New York och Singapore.

Är du en strukturerad administratör som gillar att leverera service i världsklass? Trivs du med en arbetsmiljö där tempot och kraven är höga? I sådana fall är du kanske vår nya kollega inom administrationen på vårt Stockholmskontor.

Rollen och huvudsakliga arbetsuppgifter

Vi söker nu en Administrative Assistant. Hos oss ser vi det administrativa stödet som en viktig del av juristverksamheten. Du är en del av ett team som består av en administrative manager, dig samt juniorassistenter som är studenter som arbetar under en begränsad tid inför vidare studier. Ni arbetar framförallt i några verksamhetsgrupper för att säkerställa att de icke-juridiska uppgifterna fortlöper på bästa tänkbara sätt. Det är en omväxlande- och utmanade roll där uppgifterna kan vara allt från att sammanställa nyhetsbrev och klientutskick, interna kostnadsuppföljningar samt planering av sociala evenemang och konferenser, såväl externa som interna. Exempel på andra arbetsuppgifter:

• Dokumenthantering i Office-paketet (framförallt Word, Outlook och Excel) men även andra system
• Informationssökning och research
• Vara behjälplig med att boka möten, resor och restauranger
• Diverse administration så som kopiering, utskrifter, arkivering, skanning av dokument, strukturering av material i pärmar, uppdatering av index, korrekturläsning, utläggsräkningar och budhantering
• Ansvarar för vissa specifika event och sociala sammankomster inom verksamhetsgrupperna
• Bistå verksamhetsgrupperna med återkommande koordinerande uppgifter så som t.ex submission, revisorsbrev, event, nyhetsbrev

Du kommer framför allt att arbeta nära jurister och delägare inom de verksamhetsgrupper som du arbetar för. Samtidigt samarbetar du med andra som har samma funktion så vi värdesätter att du är en serviceinriktad lagspelare som trivs med ett omväxlande arbete där alla hjälps åt, oavsett roll.

Lämplig erfarenhet och personliga egenskaper

Vi söker dig som har ca 1-2 års arbetslivserfarenhet inom lämplig serviceroll. Du är en van användare av Office-paketet och du arbetar även med andra programstöd samt har lätt för att ta till dig nya IT-system. Du talar och skriver obehindrat på svenska och är dessutom duktig på engelska.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och för denna tjänst är det viktigt att du är flexibel och tar stort eget ansvar. Vidare ser vi att du är effektiv och har förmåga att strukturera och arbeta framåtriktat. Du är en positiv, prestigelös och lösningsorienterad person som tycker om ett högt arbetstempo men tummar aldrig på noggrannheten. Du har god förmåga att interagera med olika typer av människor i olika professionella roller.

Vår filosofi

Företagskulturen inom Mannheimer Swartling är stark och präglas av tre grundläggande värderingar:

Kvalitet: Vi strävar efter högsta kvalitet i allt vi gör, vilket också är en ambition som genomsyrar hela verksamheten. Det innebär samtidigt en strävan att ständigt förnyas och driva utvecklingen. Att arbeta med oss ska innebära en kvalitetsstämpel för såväl klienter som medarbetare.

Affärsfokus: Vi ser affärsjuridiken som ett redskap i arbetet med att skapa framgång för våra klienter. Det innebär att varje medarbetare har två fokusområden: att utveckla både klienternas och vår egen affär i ett långsiktigt perspektiv.

Laganda: Vi drivs av en stark gemenskap och arbetar prestigelöst över gränserna både inom byrån och tillsammans med våra klienter. Engagemang, trivsel och delaktighet är grundläggande principer för vår verksamhet.

Övrig information

Tjänsten är tillvidare med sex månaders provanställning. Skicka gärna din ansökan på svenska så snart som möjligt. Bifoga CV samt ett personligt brev där du motiverar varför du tror att du är rätt för denna tjänst. Vi vill gärna att du även bifogar ditt gymnasiebetyg och annan relevant information. Ansökan sker via vår hemsida och vi behandlar inga ansökningar via mail.

Vid frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta Karin Mendel.

Välkommen med din ansökan!

Som en del i vår rekryteringsprocess anlitar vi ToFindOut för att genomföra en bakgrundskontroll av slutkandidat. Särskild information om detta lämnas till kandidaten av ToFindOut innan dess att kontrollen utförs.