Administrativ assistent

Riksantikvarieämbetet är den myndighet i Sverige som ansvarar för frågor om kulturarvet och kulturmiljön. Här arbetar ca 220 personer som leder och stödjer det nationella arbetet med att bevara, använda och utveckla kulturarvet. Kulturarvet bidrar med långa tidsperspektiv i samhällsutvecklingen och berikar människors livsmiljöer. Vi är alla beroende av vårt förflutna för att förstå samtiden och framtiden.

Informationsavdelningen tillgängliggör och kommunicerar den kulturmiljöinformation som behövs för att bevara, använda och utveckla kulturarvet. Vi arbetar med öppna data och utgår från de möjligheter som nya medier och ny teknik ger. Vi förvaltar nationella register för kulturaravsinformation och utvecklar även myndighetens kommunikation och varumärkesarbete. Avdelningen har fyra enheter med totalt ett 50-tal medarbetare.

Dina arbetsuppgifter

Rollen som administrativ assistent är navet för hela Informationsavdelningen. Det är ett varierande arbete där du har kontakt med alla chefer och medarbetare i olika situationer och i olika omfattning. 

Du är en del av ledningsgruppen och rapporterar till avdelningschefen.

I uppdraget som administrativ assistent hos oss ingår att vara behjälplig och exekutiv i verksamhetsplanering, verksamhetsuppföljning och årsredovisning. Du är även samordnare av större konferenser och möten. Du ansvarar för kallelser och protokoll i avdelningsövergripande sammanhang.

I rollen ingår arbete i personalsystem, ärendehanteringssystem och ekonomisystem. Du stödjer medarbetarna i systemen och utbildar vid behov. Du ansvarar och utvecklar avdelningens administration genom att se till att uppsatta regler och rutiner följs bland annat genom samverkan med andra avdelningar.

Andra förekommande administrativa arbetsuppgifter är vidimering av fakturor, upprätta bokföringsorder, vara behjälplig vid bokning av resor, beställningar, samordning av lokaler, introducera nyanställda på avdelningen i våra rutiner och publicering på vår interna och externa webb.

Du är kontaktperson för vårt interna bibliotek i Visby gällande beställningar, tidskrifter och nyförvärv. I rollen ingår också att delta i avdelningens samverkansgrupp och på uppdrag representera avdelningen i olika sammanhang.

En del av din tid går åt till projektadministration. Det kan innebära att vara kontaktperson mot konsulter för stöd i frågor, resor med mera och att ha kontakt med leverantörer i frågor om till exempel fakturor och förlängning av avtal eller att upprätta avrop till leverantören. Som projektadministratör är du ett stöd till projektledare med bland annat upphandlingar, uppföljning av resultat, budgetutfall och status.

Din kompetens

Du ska ha minst tre års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter som nämns ovan. Det är en stor fördel om din erfarenhet kommer från offentlig verksamhet. Du ska ha dokumenterad kunskap om ekonomiadministration och projektadministration

Rollen kräver en språklig analytisk förmåga, det vill säga att du förstår komplicerade språkliga underlag, både talade och skrivna. Det är också viktigt att du är kvalitetsmedveten och strukturerad.

Som person är du initiativtagande, självgående, flexibel, stabil och serviceinriktad och du ska ha lätt för att skapa och underhålla relationer i yrkesmässiga sammanhang. Vi fäster stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Övrigt

Tjänsten är ett vikariat med tillträde 11 januari 2017 och längst t.o.m 22 december 2017. Tjänsten är placerad i Visby
Det kan förekomma resor i tjänsten, främst till vårt kontor i Stockholm.


Välkommen att skicka in din ansökan med CV och personligt brev senast  30 november. Märk din ansökan med refnr 2.9.1-05941-2016.