Administrativ assistent

Gävle växer och är i stark utveckling. Vi erbjuder intressanta och utmanande jobb med goda möjligheter för dig att växa. I kuststaden Gävle har du nära till natur, kultur och upplevelser. Vill du vara med och ta Gävle in i framtiden? Nu söker vi dig som vill göra Gävle ännu bättre tillsammans med oss!

Välfärd Gävles medarbetare gör Gävle tryggare för barn, unga och äldre, personer med funktionsnedsättning och människor i utsatta situationer. Vi jobbar även med att skapa de bästa förutsättningarna för vuxnas lärande och för personlig utveckling. Vi erbjuder framtidsyrken som både utmanar och utvecklar och du jobbar med sånt som är viktigt på riktigt. Tillsammans gör vi Gävle tryggare!



ARBETSUPPGIFTER
Vi söker en noggrann och ambitiös administrativ assistent till Administration och stöd. Vill du ge våra chefer, klienter och medarbetare bästa service och bemötande. Då ska du bli en av oss! Tillsammans gör vi Gävle värdefullt

Arbetet är en utpräglad servicefunktion vilket innebär en mångfald av arbetsuppgifter.

Ekonomi, IT och övrig administration
- Uppdatera rutiner gällande ekonomi, lokaler, fordon och försäkringsfrågor
- Vara uppdaterad och behjälplig i GDPR frågor
- Samordna utbyten av datorer
- Samordna befintliga teknikresurser
- Vara behjälplig vid beställningar av behörigheter, telefoner, datorer, tillbehör
- Samordna och hålla koll på beställningar av inköp.
- Fungera som support tillhandledare när det gäller olika IT-system inom EDV
- Bokföringsorder, kundfakturor och leverantörsfakturor

Kund-/Brukarärenden
- Ansvara för underlagen om brukarnas närvaro inom daglig verksamhet
- Beställa resor för brukare inom daglig verksamhet
- Vara uppdaterad och ersätta kollegor vid utbetalning av Habiliteringsersättning.
- Samordna och hålla koll på beställningar och inköp

Systematiskt kvalitetsarbete
- Ansvara för utvärderings/kvalitetförbättringssystem, sammanställa kvalitetsuppföljningar och kund-, brukarundersökningar
- Vara stöd till chefer i Stratsys verksamhetsplanering men även i arbetsmiljöarbetet
- Ansvara för områdets kompetensförsörjningsplaner
- Vara beställare i Kompetensen och tillsammans med sakkunniga se till att föreläsningar/material är uppdaterade
- Publicera och uppdatera områdets rutiner i Canea one
- Praktikplanering, kontaktperson till skolorna m.fl.

KVALIFIKATIONER
För att vara aktuell i den här rekryteringen ser vi att du har en ekonomiutbildning på gymnasienivå eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant för tjänsten. Du har minst två års arbetslivserfarenhet av administrativt arbete i en politiskt styrd verksamhet.
För att lyckas i rollen så har du erfarenhet av arbete och kontakt med personer inom olika målgrupperna, du har erfarenhet av systematiskt kvalitetsarbete, kund och brukarundersökningar. Du talar och skriver svenska helt obehindrat. Meriterande om man kan teckenspråk.

Vi söker dig som har förmågan att skapa och bibehålla goda relationer, samarbetar väl med personer i olika sammanhang och funktioner. Du har ett prestigelöst förhållningssätt i ditt samarbete med andra. Du har förmågan att skriva tydligt, klart och välstrukturerat samt har förmågan att anpassa dina texter utifrån den tilltänkta målgruppen. Du anpassar dig till olika situationer, inger förtroende, skapar tilltro och tillit.

ÖVRIGT
För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Gävle kommun samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt via Offentliga Jobb och inte via e-post eller pappersformat.

Om du söker en deltidstjänst hos oss så finns ett beslut inom Gävle kommun som innebär att du som tillsvidareanställd medarbetare kan begära att du vill arbeta heltid. En sådan begäran kan innebära att du kan behöva utföra andra arbetsuppgifter än dina ordinarie.

Gävle kommun hör till finskt förvaltningsområde. Om du därför utöver våra övriga kompetenskrav även talar finska, kan det vara en merit.

Varmt välkommen med din ansökan!

Inför rekryteringsarbetet har Gävle kommun tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.