Administrativ assistent

Här i Falkenbergs kommun kan du göra stor skillnad. Vårt jobb är att erbjuda god kommunal service i livets alla skeden. Vi är också med och utvecklar Falkenberg som plats. Vår vision är att vi växer för en hållbar framtid.

ARBETSUPPGIFTER
Som administrativ assistent är du ett stöd för enhetschef i det dagliga arbetet, framförallt inom personaladministration, löner, schemaläggning, bemanning vid akut frånvaro, samt övrigt förekommande administrativt arbete.
Rollen som administrativ assistent har stor betydelse för såväl enhetens arbetsmiljö som för ekonomin. Assistenten ska tillsammans med enhetschef och medarbetare sträva efter den mest optimala planeringen och bemanningen för verksamheten.

Enhetschefen har det övergripande ansvaret för verksamheten avseende personal, budget, arbetsmiljö samt kvalitet, och det är av stor betydelse att assistenten och enhetschefen har en nära kommunikation.

Vid bemanningsplaneringen har assistenten en nyckelposition och ansvarar bland annat för:
- Att eftersträva en god arbetsmiljö för medarbetarna
- Att dagligen kommunicera med arbetsgruppen för att lyssna av och på så vis kunna förbättra och effektivisera bemanningen.
- Att ta emot information om akut frånvaro, samt säkerställa ersättare till verksamheten via kontakt med medarbetare och Bemanningsenheten.

Som administrativ assistent ska du i första hand planera för dina enheter men du ska också vid behov kunna täcka för kollegor som ansvarar för andra enheter. Assistenter och teamsamordnare inom funktionsstöd har ett tätt samarbete, och hjälps åt att fördela resurser vid behov.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har adekvat utbildning för tjänsten eller erfarenhet som av arbetsgivaren bedöms lämplig. Du har erfarenhet från administrativt arbete med liknande arbetsuppgifter som arbetsgivaren bedömer relevanta.
Tjänsten kräver att du har god kunskap om samt erfarenhet av att arbeta administrativt med IT-systemet Time Care Multiaccess. Har du även erfarenhet av att arbeta i systemen Personec, Raindance och IntraPhone och av arbete inom funktionsstöd så är det meriterande.

Du ska ha förmåga att lösa arbetsuppgifter i en arbetsmiljö med tidvis hög arbetsintensitet. God organisationsförmåga, initiativtagande, serviceförmåga och hög flexibilitet är egenskaper vi söker. Du har en god kommunikativ förmåga i såväl tal som skrift och du trivs med att arbeta i team. Du är van användare av Officepaketet, Excel och andra förekommande administrativa system. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.



ÖVRIGT
Intervjuer kommer att ske löpande under annonseringstiden.

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Falkenbergs kommun använder vi rekryteringsverktyget Visma Recruit. Därför ber vi dig att skicka in din ansökan via Visma Recruit genom att klicka på ansökningslänken i annonsen

Du som söker jobb och har skyddade personuppgifter ska kontakta rekryterande chef i annonsen som kommer guida dig vidare för en säker ansökningsprocess. Du ska inte ansöka digitalt via ansökningslänken.

I samband med denna rekrytering undanber vi oss kontakter från rekryteringsföretag och andra annonsörer.