Administrativ assistent

Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som finns mitt i centrala Malmö. Vi har cirka 1 800 medarbetare och 24 000 studenter. Vår forskning och våra utbildningar präglas av den roll som universitet har i ett öppet samhälle – att på vetenskaplig grund och tillsammans med andra samhällsaktörer bidra till ett hållbart och jämlikt samhälle. Att identifiera och ta oss an framtidens utmaningar är högt prioriterat. Våra forskare och studenter vill vara med där det händer och tillsammans med andra skapa, dela och sprida kunskap för att förstå, förklara och utveckla samhället. Både lokalt och globalt.

Arbetsplats
Fakulteten för lärande och samhälle karaktäriseras av ett nytänkande när det gäller utbildningarnas utformning och samarbeten med skolor, kommuner, organisationer och näringsliv. Fakulteten, som har ca 7 500 studenter och 320 anställda, organiseras i sex institutioner: Barn, unga, samhälle (BUS), Idrottsvetenskap (IDV), Individ och samhälle (IS), Kultur, språk, medier (KSM), Natur, miljö, samhälle (NMS) och Skolutveckling och ledarskap (SOL). Fakulteten har tillstånd för utbildning i samtliga program med förskollärarexamen och lärarexamen som mål och för idrottsvetenskaplig och utbildningsvetenskaplig utbildning på forskarnivå. De idrottsvetenskapliga utbildningarna är humanistiskt och samhällsvetenskapligt inriktade. Dessutom ges program för studie- och yrkesvägledare och specialpedagoger/speciallärare.

Innehåll och arbetsuppgifter
Som administrativ assistent kommer du att ha din verksamhet förlagd till en institution inom fakulteten. I rollen som administrativ assistent arbetar du självständigt men i nära samarbete med prefekt och biträdande prefekt. I arbetsuppgifterna ingår att skriva protokoll och minnesanteckningar vid möten, sköta kontakt med leverantörer, sakgranska fakturor, beställa resor och litteratur, förbereda för nyanställda, bistå lärare och chefer med IT-kompetens (t ex digitala verktyg och webbsidor), sköta konferensbokningar och förberedelser vid disputationer och seminarier. Det ingår också att handha forskningsadministration vid institutionen och att bistå forskningsledaren i forskningsadministration i anslutning till forskarnätverket RePese. Du förväntas också ta ansvar för den administrativa strukturen inom institutionen samt flagga för större händelser och självständigt bereda administrativt stöd för dem. Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid. Eventuellt kommer viss studieadministration att ingå.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har lägst gymnasieexamen och tidigare erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig förvaltning. Det är meriterande om du har erfarenhet av att vara ledningsstöd i fråga om rutiner för allmänna handlingar, ekonomihantering, mindre avtal, årshjul och kalendarium, mötes- och konferenshantering.

Du ska ha god kommunikations- och samarbetsförmåga och kunna ge relevant service och skapa och upprätthålla goda relationer. För att klara arbetet förutsätts att du har en god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, framförallt på svenska, men även på engelska. Du har intresse för administrativa uppgifter och servicekänsla. Vidare har du ordningssinne och kan hantera en tidvis hög arbetsbelastning. Vi tror att du är självgående, initiativtagande samt lyhörd för verksamhetens behov. Stor vikt kommer att fästas vid personlig lämplighet.

Upplysningar
Administrativ chef Amela Selimagic amela.selimagic@mau.se  HR-specialist Johanna Bengtsson johanna.bengtsson@mau.se

Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Ansökan
Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök".

Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast 2023-02-06.

Övrigt
Anställningen avser en tillsvidareanställning på 100% med tillträde snarast.

Vi tillämpar individuell lönesättning och provanställning kan komma att tillämpas. Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som präglas av ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.

Tillträde
Snarast eller enligt överenskommelse.

 

Fackliga företrädare
Saco-s: saco-s@mau.se

OFR: Naser Eftekharian. naser.eftekharian@mau.se

 

Välkommen med din ansökan!