Administrativ assistent

Ref: 20240239

Arbetsuppgifter
Malmö stads skolrestauranger serverar varje dag ungefär 45 000 portioner mat som tillagas i ett 90-tal restauranger. För denna tjänst behöver vi dig som vill vara med och skapa den bästa måltidsupplevelsen för våra matgäster!

Vi arbetar utifrån ett lösningsfokuserat förhållningssätt med tillit och delaktighet för att skapa trygga och engagerade arbetsgrupper. 

Som administrativ assistent är du spindeln i nätet och ett nära stöd till avdelningschefen där du exempelvis förbereder kallelser, dagordning och underlag samt skriver protokoll på möten. Du planerar och bokar även aktiviteter tillsammans med avdelningschef. I tjänsten ingår också att genomföra direktupphandlingar. Ibland är du också administrativt stöd åt övriga chefer.

Dina arbetsuppgifter kommer också bestå av att vara arkivredogörare samt huvudregistrator i Platina, vårt dokument- och ärendehanteringssystem. Du ansvarar även för posthantering och administration av avtal och handlingar i olika system, exempelvis Platina, Stratsys och Raindance. I tjänsten finns också övrigt förekommande administrativa uppgifter.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har gymnasieutbildning och några års arbetslivserfarenhet inom det administrativa området. Du behöver ha goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift samt goda kunskaper i Office 365 för att klara av rollen. Du har erfarenhet av att förbereda underlag samt skriva protokoll. Erfarenhet av olika administrativa system ser vi som meriterande. 

För att lyckas i rollen är det viktigt att du är lyhörd och har en god förmåga att arbeta tillsammans med andra. Eftersom en del av rollen är att ge service åt avdelningens chefer i olika frågor är det viktigt att du kan anpassa dig efter andra och leverera önskat resultat på utsatt tid. Ibland kan det vara många deadlines att förhålla sig till och därför är det viktigt att du är bra på att planera, organisera och strukturera ditt arbete. 

Då en del av arbetet är självständigt är det även viktigt att du har förmåga att ta egna initiativ och driva arbetet framåt. Nya arbetsuppgifter kan tillkomma och därför ser vi gärna att du har en vilja att lära dig nytt och en förmåga att anpassa dig till förändrade omständigheter.

Om arbetsplatsen
Skolrestauranger har omkring 400 anställda och serverar dagligen närmare 45 000 portioner mat, som tillagas i ett 90-tal restauranger. Vårt mål är nöjda matgäster och detta kräver en ständig dialog och öppenhet mot alla våra gäster, stora som små. Vi har stort fokus på att utveckla ett hållbart och hälsofrämjande arbete. Vi arbetar långsiktigt och följer miljömålen i Agenda 2030. 

Serviceförvaltningen är uppdelad i fem avdelningar och erbjuder allt från färdtjänst till IT och att svara medborgarna i Malmö stads kontaktcenter. Vi underhåller gator, parker, grönytor och stränder, förvaltar Malmö stads alla byggnader och ser till att våra skolelever får bra och näringsrik mat. Tillsammans är vi en smart servicepartner till staden.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidareanställning, provanställning kan komma att tillämpas.
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

Sökande som erbjuds anställning är skyldig att lämna ett giltigt registerutdrag. Belastningsregistret: 
Övrigt arbete med barn, e-tjänst | Polismyndigheten (polisen.se)