Administrativ assistent

Funktionsstöd

Funktionsstöd är en verksamhet som har ca 360 medarbetare. Verksamheten leds av en verksamhetschef och tio enhetschefer. Verksamheten har två administrativa tjänster som ger stöd till främst enhetschefer och samordnare men som har också kontakt med medarbetarna i verksamheten.

Vi söker dig som är en erfaren administratör som uppskattar att arbeta i team men som också kan arbeta självständigt när det krävs.

Dina arbetsuppgifter
Du jobbar med administrativt arbete och har kontakt med både interna och externa aktörer i ditt arbete. Din roll innebär att hantera administration i samband med rekryteringar, skriva protokoll vid möten och att samordna utbildningsinsatser och andra aktiviteter inom verksamheten. Du arbetar till viss del med ekonomiuppgifter där du hanterar fakturor och vid behov tar fram olika underlag i olika processer. I tjänsten ingår också webb-ansvar i dina arbetsuppgifter, vilket innebär att du aktivt uppdaterar verksamhetens hemsida vid behov.

I rollen som assistent blir du ett viktigt stöd till både chefer, samordnare och medarbetare i verksamheten. Du har kontakt med medarbetare via telefon och finns tillgänglig för att svara på frågor. Du arbetar mycket nära chefsgruppen som du dagligen stöttar med underlag och administrativt stöd.

I din roll ansvarar du för att den administrativa processen i verksamheten fungerar väl. Det är viktigt att du har en bra struktur i arbetet och att du kan utveckla och ta fram nya rutiner för arbetet vid behov.

Din kompetens
Vi vill att du har gymnasial utbildning och gärna eftergymnasial utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant för tjänsten. Vi ser gärna att du har flerårig erfarenhet av liknande arbetsuppgifter.

Vi söker dig som är serviceinriktad och har en god samarbetsförmåga. Du är lugn och trygg i dig själv och är uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du har intresse av och har en vilja att hjälpa andra samt anstränger dig för att hitta lösningar. Du behöver vara en god organisatör, kunna strukturera ditt arbete, prioritera och arbeta självständigt. Du är tydlig i din kommunikation med andra och du har en förmåga att behålla lugnet i stressiga situationer.

Tjänsten kräver att du har goda IT-kunskaper och lätt för att lära dig nya system. Du har goda kunskaper i det svenska språket, både muntligt och skriftligt.

Övrigt
För den här tjänsten behöver du ha B körkort med vana att köra manuell växellåda.

Tjänsten kan komma att tas i anspråk för intern rörlighet.

Läs mer om vad Västerviks kommun kan erbjuda dig som anställd hos oss www.vastervik.se/jobba-hos-oss (http://www.vastervik.se/jobba-hos-oss)

Vi håller löpande intervjuer så skicka in din ansökan redan idag!

Information
Vi tar endast emot ansökningar via vår hemsida.
Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.