Administrativ assistent

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Hägersten-Älvsjö är en av 11 stadsdelsförvaltningar i Stockholms stad med drygt 3000 medarbetare. I dag är vi ett av stadens största stadsdelsområden med ca 130 000 invånare. I Hägersten-Älvsjö har du nära till staden, kommunikationer och naturen. Vi erbjuder en dynamisk arbetsplats med möjligheter för dig att utvecklas i din roll.



Arbetsplatsbeskrivning

Enheten för ekonomiskt bistånd och beroende består av cirka 75 medarbetare.

Enheten består tre sektioner, en sektion för ekonomiskt bistånd, en sektion för beroende och en resurssektion där den administrativa gruppen ingår. Enheten leds av enhetschef och tre biträdande enhetschefer samt 4 gruppledare. Enheten har en samlad administration som nu utökas till sex administrativa assistenter, med anledning av tillkommande arbetsuppgifter.

Arbetsbeskrivning

Vi arbetar teambaserat enligt ett strukturerat schema, där samarbete och stöd mellan kollegor är centralt. Arbetsuppgifterna innefattar bemanning av stadsdelens reception, hantering av fakturor, beställningar och inköp i ekonomisystemet Agresso, posthantering, mötesprotokoll, kallelser, samt avstämning av ekonomiskt bistånd. Gruppen sköter även personaladministration och statistik inför verksamhetsuppföljning. Administrationen hanterar insatsen Egna medel och andra förekommande uppgifter, samt uppdrag från enhetschef eller biträdande chefer.

I receptionen är du ofta första kontakten för invånare som söker stöd. Därför ansvarar du för att ge ett gott första intryck, vägleda besökare, hantera enklare frågor, samt förmedla ärenden vidare. Du förväntas också hålla ordning i receptionen och ge ett professionellt och respektfullt bemötande.

Kvalifikationer

Vi ser gärna att du har akademisk utbildning med relevant inriktning, till exempel samhällsvetenskaplig, ekonomisk eller humanistisk, samt goda kunskaper i Officepaketet.

Som person är du trygg och har god samarbetsförmåga. I receptionen blir du ansiktet utåt och din förmåga att ge gott bemötande och service är avgörande. Ett lågaffektivt och lugnt bemötande är viktigt, särskilt för individer i behov av stöd. Du är uthållig, lösningsfokuserad och arbetar strukturerat. För att trivas i rollen bör du även vara självständig, noggrann och kunna prioritera effektivt. Du har goda kunskaper i svenska och kan kommunicera tydligt. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Övrigt

Arbetsplatsen har trivsamma lokaler och är belägen vid Telefonplan, som erbjuder goda kommunikationer med tunnelbana. Du delar rum med en annan kollega. Som anställd i Hägersten-Älvsjö stadsdelsförvaltning har du möjlighet att växla semesterersättning mot extra lediga dagar. Vi har flextid och friskvårdsbidrag. Anställningsintervjuer sker löpande under rekryteringsperioden.
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.