Administrativ assistent

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning är en av Stockholms 14 stadsdelsförvaltningar. Förvaltningen ligger i nordvästra Stockholm och omfattar stadsdelarna Hässelby Gård, Hässelby Strand, Hässelby Villastad, Vällingby, Vinsta, Grimsta, Råcksta, Nälsta och Kälvesta. I Hässelby-Vällingby är det nära både till natur och rekreation kring Mälaren och till moderna affärscentra som Vällingby City. Det är ett expansivt område med stor nybyggnation och totalt 72 000 invånare.

Stadsdelsförvaltningen har 1500 anställda som ansvarar för verksamhet inom förskola, äldreomsorg, omsorg om personer med funktionsnedsättning, socialtjänst, stadsdelsmiljö, parker och kultur och fritid. Som anställd har du tillgång till motionslokal och flera träningspass och du kan även köpa förmånligt träningskort till Stockholms stads simhallar med gym och träningsanläggningar.

Mer information om oss hittar du på
www.stockholm.se/hasselby-vallingby



Beskrivning
Administrationen inom avdelningen för individ och familj ska centraliseras för att förbättra och underlätta för medarbetare och chefer att uppnå verksamhetens mål.

Den nya administrativa enhetens uppdrag är att tillgodose chefer och medarbetare med ett kvalitativt och effektivt administrativt stöd. Den administrativa enheten kommer att bestå av 11 erfarna medarbetare. Enheten planeras att starta upp i augusti 2017 under förutsättning att erforderliga beslut fattas. Innan dess kommer tjänsten organisatoriskt att tillhöra Vuxenenheten. Tjänsten är ett föräldraledighetsvikariat på 6 månader då vår kollega Nanna ska vara föräldraledig.

Som administrativ assistent har du till uppgift att stötta avdelningens chefer och handläggare. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer bestå av:

- Fakturahantering
- Föra minnesanteckningar vid APT och andra möten
- Beställa behörigheter till anställda, IT och telefoni
- Sortera och sätta in handlingar i diariepärmar samt sortera post
- Registrera inkomna yttranden från Transportstyrelsen
- Hantera LOB:ar inkl LOB-statistik 
- Registrera inkomna ärenden
- Rapportera in frånvaro
- Övrig förekommande administrativa arbetsuppgifter

Du kommer att vara delaktig i utveckling av rutiner och arbetssätt inom enheten. Därutöver tillkommer samarbete med övriga assistenter inom verksamhetsområdet.

Kvalifikationer
Vi ser gärna att du har en eftergymnasial utbildning relevant för området. Du har några års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete. Du har en hög IT mognad och du är van att arbeta i Microsoft Office. Då arbetet ställer höga krav på skriftlig dokumentation är det viktigt att du är duktig på att uttrycka dig i skrift. Vi ser positivt på erfarenhet av arbete i Stockholms stads IT-system, tex Agresso, LISA självservice och ärendehanteringssystemet Paraplyet.

Som person är du positiv och tjänstvillig. Du trivs i en miljö där du får möjlighet att ta dig an och lösa problem och du är inte rädd för att ta egna initiativ och se till att få saker gjorda. Du har en god organisationsförmåga och trivs med att arbeta konsultativt och i samarbete med andra. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Övrigt

Anställningen är ett föräldraledighetsvikariat på 6 månader med möjlighet till förlängning.

Stockholms stad arbetar med kompetenbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.