Administrativ assistent

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning är en av Stockholms 14 stadsdelsförvaltningar. Förvaltningen ligger i nordvästra Stockholm och omfattar stadsdelarna Hässelby Gård, Hässelby Strand, Hässelby Villastad, Vällingby, Vinsta, Grimsta, Råcksta, Nälsta och Kälvesta. I Hässelby-Vällingby är det nära både till natur och rekreation kring Mälaren och till moderna affärscentra som Vällingby City. Det är ett expansivt område med stor nybyggnation och totalt 72 000 invånare.

Stadsdelsförvaltningen har 1500 anställda som ansvarar för verksamhet inom förskola, äldreomsorg, omsorg om personer med funktionsnedsättning, socialtjänst, stadsdelsmiljö, parker och kultur och fritid. Som anställd har du tillgång till motionslokal och flera träningspass och du kan även köpa förmånligt träningskort till Stockholms stads simhallar med gym och träningsanläggningar.

Mer information om oss hittar du på
www.stockholm.se/hasselby-vallingby



Arbetsplatsbeskrivning
Avdelningen Samhällsservice och tidigt socialt arbete innefattar tre enheter med tre enhetschefer.

Enheterna består av engagerade och kompetenta medarbetare som arbetar både förebyggande och främjande i syfte att skapa jämlika livsvillkor för barn och unga. Enheterna arbetar utvecklingsinriktat och eftersträvar ständiga förbättringar i arbetet. Rollen som administrativ assistent kommer att vara placerad på avdelningen parklek och öppen förskola.

Arbetsbeskrivning
Som administrativ assistent kommer du att bidra till att förbättra och underlätta för chef och medarbetare att uppnå verksamhetens mål. Din roll blir att bistå chef och medarbetare med ett kvalitativt och effektivt administrativt stöd. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer bestå av:

- Administrativt stöd i rekryteringsprocesser, förbereda anställningsavtal, introduktionsprogram och övrig rekryteringsadministration.
- Sammanställa semesterlistor.
- Rapportera in frånvaro
- Föra minnesanteckningar vid möten.
- Fakturahantering via Agresso.
- Beställa behörigheter till anställda, IT och telefoni.
- Hålla infomaterial uppdaterat.
- Beställningar via E-handel.
- Övrigt förekommande administrativa uppgifter.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en gymnasial utbildning inom personal/ekonomi/administration eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du har erfarenhet av administrativt arbete. Du är van att arbeta i olika databaserade program. Vi ser positivt på om du har tidigare erfarenhet av att arbeta inom offentlig sektor. Som person har du lätt att kommunicera och är bra på att samarbeta. Du besitter en hög servicenivå, är lyhörd och tjänstvillig. I din muntliga och skriftliga framställning är du tydlig och kommunikativ. Vidare är du duktig på att prioritera mellan olika uppgifter och kan lösa såväl små som stora uppgifter på ett effektivt och metodiskt sätt. För att lyckas i rollen är du en god administratör, noggrann, lösningsorienterad och driven. 

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.