Administrativ assistent åt mottagningsgruppen + barn- och ungdomsenheterna

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Arbetsplatsbeskrivning
Bromma Stadsdelsförvaltning är en av stadens 14 stadsdelar.

Bromma ligger i närheten av Stockholms innerstad, vid Mälaren med dess vackra natur. Stadsdelen har drygt 76 000 invånare. Vi sitter i fina lokaler i Alvik med närhet till goda kommunikationer och affärer.

Idag är vi tre administrativa assistenter som bistår barnenheten, ungdomsenheten, familjevården, kontaktverksamheten samt mottagningen för barn och unga med olika administrativa arbetsuppgifter.

Då en kollega går på föräldraledighet söker vi nu en vikarie för henne under ett år from 1 april 2018.

Arbetsbeskrivning
Som administrativ assistent ger vi service och administration åt chefer och socialsekreterarna på barnenheten, ungdomsenheten, familjevården, kontaktverksamheten samt mottagningsgruppen för barn och unga (ca 35 personer).

Tillsammans med en annan administrativ assistent delar du och denne på heltidstjänst som avser administration och att ge service till mottagningsgruppen. Resten av tiden förläggs till de andra enheterna.

Exempel på arbetsuppgifter som ingår i rollen är att:

 • Administrera och ge service i mottagningsgruppen med att registrera ansökningar och anmälningar i paraplysystemet, avboka möten, jourtelefon, sammanställningar av statistik och rapporter i Excel. 50% av tjänsten är till mottagningsgruppen.

• Avtalshantering och dokumentation

• Arkivredogörare

• Skriva på möten

• Behörighetsbeställare åt nyanställda i olika datasystemen

• Introducera nyanställd personal i de olika datasystemen

• Personal- och ekonomiadministration

• Kunnig i fakturahantering, Agresso.

Samt övriga förekommande arbetsuppgifter inom administration från enheterna. Rollen som administrativ assistent är ett varierande jobb där den ena dagen inte är den andra lik.

Kvalifikationer

Gymnasial utbildning med inriktning administration och/eller ekonomi, eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig.

Erfarenhet av att arbeta med administrativa arbetsuppgifter inom politikerstyrd organisation samt vana att arbete i Paraplysystemet och i Officepaketet även kunskap i Agresso och att vara allmänt IT-kunnig.

God förmåga att kommunicera i tal och skrift i det svenska språket. Arbeta självständigt och kunna planera och organisera arbetet på ett effektivt sätt. Det är viktigt att du har god servicekänsla både internt och externt och har ett noggrant förhållningssätt till arbetsuppgifterna.

Meriterande kunskaper att ha arbetat inom socialtjänsten och att ha kunskap om dess lagstiftning. Att ha erfarenhet av Paraplysystemett, Agresso och Officepaketet.

Övrigt
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Webbplats: www.stockholm.se/bromma/nyheter