Administrativ assistent, Falkenbergs gymnasieskola

I Falkenbergs kommun pågår just nu en unik satsning på förskolan och skolan, under namnet Utbildning Falkenberg. Varje barn och elev ska ges de bästa förutsättningarna till utbildning och lärande. Med en tydlig strategi och tre prioriterade fokusområden vill barn- och utbildningsnämnden göra bra förskolor och skolor ännu bättre och Falkenbergs kommun till en utbildningsplats i toppklass.
Falkenbergs gymnasieskolas administration söker med anledning av pensionsavgångar två administrativa assistenter.

ARBETSUPPGIFTER
Tjänsterna kommer huvudsakligen omfatta en eller flera av områdena elevregistrering, löneadministration eller tjänstgöring i skolans expedition.

Arbetet med elevregistrering består av flera delar och olika uppgifter under ett läsår. Uppgifter avser registrering av elever, kurser, betyg, betygutskrifter och rapportering av data till myndigheter (CSN, UHR och SCB).
Arbetet innebär också samarbete med studie- och yrkesvägledare, skolledare och övriga personalkategorier på gymnasieskolan.

Som en del av löneadministrationen är man spindeln i nätet i det praktiska lönearbetet. Löneadministration avser att registrera och avsluta tjänster, registrera tidrapporter, säkerställa att lagar och avtal följs, sjuk- och friskanmälningar, inför löneutbetalningar säkerställa att de är korrekt samt framtagning av rapporter kopplade till bemanning, lön. Årligen sker också rapportering av personalstatistik till SCB.

Expeditionen är en servicefunktion till såväl elever, personal som besökare. Som del av gruppen av assistenter som bemannar skolans expedition jobbar du bl.a. med vikarieanskaffning, inköp och beställningar, skolans inpasseringssystem och andra på skolan sedvanliga administrativa arbetsuppgifter. Du är vårt ansikte utåt och därför är det viktigt att du är utåtriktad och vill kunna erbjuda riktigt god service. I denna roll samarbetar du också med andra administrativa assistenter på gymnasieskolan och kommunens vuxenutbildning.

KVALIFIKATIONER
Gymnasiekompetens med administrativ inriktning eller annan utbildning/erfarenhet, som av arbetsgivaren bedöms likvärdig.
God organisationsförmåga, initiativtagande, noggrannhet, serviceförmåga och hög flexibilitet är egenskaper vi söker. Förmåga att planera är viktigt då mycket av arbetet förbereds och planeras långt i förväg.
Du ska ha förmåga att lösa arbetsuppgifter i en arbetsmiljö med tidvis hög arbetsintensitet. Vidare trivs du i en föränderlig och ibland hektisk miljö där många saker händer samtidigt.
Du har en god kommunikativ förmåga i såväl tal som skrift.
Du trivs med att arbeta självständigt men även i team. ´
Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Du är en van användare av Officepaketet och andra förekommande administrativa system och har lätt för att lära dig nya program/system.

Beroende på vilka arbetsuppgifter som kan vara aktuella så ser vi gärna att du har erfarenhet av en eller flera av systemen Skola24, Unikum, Procapita/Edlevo, Personec och Raindance.

Inom löneadministration är det meriterande med tidigare arbete eller utbildning i arbetsrätt, lagar och avtal.
Inom elevregistreringen är det meriterande med tidigare erfarenhet av arbete/utbildning gällande skollag och gymnasieförordning.

Det är meriterande om du har erfarenhet av motsvarande administrativt arbete inom skola och kunskap om arbete i offentlig förvaltning.

ÖVRIGT
Intervjuer sker löpande.
Tjänsten tillsätts under förutsättning att den inte behöver tas i anspråk av redan befintlig personal.
Inom våra verksamheter gäller lagen om registerkontroll (2 kapitlet 31 § skollagen).
Ytterligare information ges i samband med eventuellt anställningserbjudande.