Administrativ assistent inom Kontorsservice och Upphandling i Stockholm

Läs mer om Försäkringskassan som arbetsgivare och hur det är att jobba hos oss. Att jobba statligt innebär att du delar våra grundläggande värderingar.

Avdelningen för verksamhetsstöd (VS) är Försäkringskassans försäkrings-, organisations- och utvecklingsstöd. VS stödjer verksamheten för att tillsammans nå Försäkringskassans mål. VS levererar tjänster och stöd inom bl.a. HR, kontorsservice, lokalförsörjning, upphandling, ekonomiadministration, skanning, arkiv, processer, produktionsstyrning, generellt handläggningsstöd, hållbarhet, behörigheter och säkerhet. VS levererar även vissa tjänster till andra myndigheter. Avdelningen har ca 670 medarbetare på 59 orter över hela landet.

Ansvar och arbetsuppgifter                                                          

Som administrativ assistent ger du administrativt stöd till verksamhetsområdeschefen och VSKs ledningsgrupp, och bidrar till att chefens vardag kan fungera smidigt. Rollen innebär ett nära samarbete med verksamheten och i arbetet tar du egna initiativ till förbättring. 

I arbetet hanterar du mötesbokningar, mötesdokumentation, enklare personaladministration, behörigheter och inköp. Du koordinerar och följer upp aktiviteter inom arbetsmiljö, verksamhetsplanering, konferenser med mera. Tjänsten innebär också arbete med diarieföring, granskning av fakturor och statistikuppföljning. Du kommer också att ta fram presentationsmaterial samt administrera och publicera nyheter och dokument på Försäkringskassans lokala intranät och i vår dokumenthanteringsyta (MS SharePoint). Du samarbetar med och är kontaktperson åt andra verksamheter både internt och externt. 

Vi söker dig som 


• har slutbetyg från gymnasiet eller erfarenheter/kvalifikationer som bedöms likvärdiga
• har erfarenhet av att ge administrativt stöd till chefer i stora organisationer
• har ett systematiskt och noggrant tillvägagångssätt
• är serviceorienterad och har mycket god samarbetsförmåga och kan arbeta självständigt
• är lugn och stabil och har vana att ha många bollar i luften samtidigt
• är initiativrik och ansvarstagande 
• har god kommunikativ förmåga, såväl muntligt som skriftligt
• har mycket goda kunskaper i Microsoft Officepaketet

Det är meriterande om du: 


• har erfarenhet av att arbeta i MS SharePoint
• har erfarenhet av fakturahantering och ekonomiarbete i Visma Proceedo och Agresso
• har kunskap om och erfarenhet av diarieföring och arkivhantering
• har erfarenhet av enklare personaladministration

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. 

Övrigt

Anställningen är tillsvidare, heltid, med tillträde enligt överenskommelse. I denna rekrytering kan arbetspsykologiska tester komma att användas som en del i urvalsarbetet.

Kontakt

Rekryterande chef: Rolf Hellman, 010-116 96 03 (för frågor om tjänsten). HR-specialist Rebecca Svanedal, tel. 010-111 37 53 (för frågor om rekryteringsprocessen): Fackförbundet ST: Anne Hagberg, tel 010-116 12 93, Saco-S: Cecilia Silverson, tel 010-115 26 18, Seko: Irre del Barba, tel 010-115 30 87. 

Ansökan 

Välkommen med din ansökan senast den 6 juni 2018. Bifoga ditt CV där du beskriver din utbildning och erfarenhet samt ett personligt brev där du berättar varför du söker arbetet.