Administrativ assistent LS fakultetskansli

Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som finns mitt i centrala Malmö. Vi har cirka 1 800 medarbetare och 24 000 studenter. Vår forskning och våra utbildningar präglas av den roll som universitet har i ett öppet samhälle – att på vetenskaplig grund och tillsammans med andra samhällsaktörer bidra till ett hållbart och jämlikt samhälle. Att identifiera och ta oss an framtidens utmaningar är högt prioriterat. Våra forskare och studenter vill vara med där det händer och tillsammans med andra skapa, dela och sprida kunskap för att förstå, förklara och utveckla samhället. Både lokalt och globalt.

 

Innehåll och arbetsuppgifter

Som administrativ assistent tillhör du det administrativa kansliet vid fakulteten. Kansliets medarbetare arbetar med studieadministration, stöd till nämnder, forskning, uppdragsutbildning och ledningsstöd till prefekter och dekan. I rollen som administrativ assisten arbetar du självständigt, främst med stöd till dekan och ledningsgrupp, men samtidigt i nära dialog med fakultetens administrativa chef som även är din närmaste formella chef.

Exempel på arbetsuppgifter:


• skriva protokoll vid fakultetsstyrelsens möten, bereda dekans beslutsmöten samt protokollföra dessa, ge stöd åt planeringsprocesser, kalenderhantering, delta i organiseringen av fakultetsevenemang och arkivering m.m.
• ge stöd till dekan med resebokningar, mötesbokningar samt t ex lunch- och fikabeställningar
• diariehantering, sortering, arkivering
• uppdatering av hemsida
• bistå dekan och fakultetens ledningsgrupp med operativt stöd i det löpande arbetet
• arbete med utredningar och med att skriva beslut och beslutsunderlag kan också förekomma

liksom  utbildningsadministrativa arbetsuppgifter såsom registrering, betygsrapportering, praktikplatsförmedling, uppdatering av kurshemsidor mm.

Efter tid förväntas du också ta ett större ansvar för den administrativa strukturen inom fakulteten samt flagga för större händelser och självständigt bereda administrativt stöd för dessa händelser.

Observera att de ovan beskrivna arbetsuppgifterna endast utgör exempel och att arbetsuppgifterna kan komma att förändras efter hand.

 

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en gymnasieexamen samt erfarenhet av administrativt arbete och service inom offentlig förvaltning. För anställningen krävs att du har en mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, framför allt på svenska, men även på engelska.

Erfarenhet av kvalificerade administrativa arbetsuppgifter med ledningsstöd, protokollföring och arrangering av konferenser/event är meriterande. Eftergymnasial utbildning med administrativ inriktning är meriterande. Du är van att hantera det dagliga flödet på ett kontor med allt vad det innebär. Det läggs stor vikt vid förmåga att strukturera och genomföra egna arbetsuppgifterna.

Det är också meriterande om du har läst kurser vid universitet eller högskola och på så sätt har viss kännedom och förståelse för högskolesektorn.

För att trivas i rollen behöver du ha ett intresse för administrativa uppgifter, ha en utpräglad servicekänsla, förmåga att ta ett självständigt ansvar för arbetsuppgifterna och vara lyhörd för verksamhetens behov. Vidare behöver du ha god kommunikations- och samarbetsförmåga och tidvis kunna hantera en  hög arbetsbelastning med flera arbetsuppgifter samtidigt. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

 

Upplysningar

Christian Rohman, Administrativ chef, christian.rohman@mau.se Tfn 040 – 66 577 63


Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

 

Ansökan

Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast 2021-02-19. Det är du som sökande som ska tillse att universitetet förstår vad som står i din ansökan. Skrivs inte din ansökan på svenska, engelska eller något av de nordiska språken ansvarar du för att ansökan och dess bilagor översätts. 

Ansökan skall innehålla:


• Meritförteckning
• Relevanta betyg och intyg
• Kortfattad redogörelse på max 2 sidor, där du beskriver din erfarenhet, bakgrund och kompetens relaterad till den sökta tjänsten som gör dig till den mest lämpliga kandidaten

 

Övrigt 
Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som präglas av ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.

Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.

 

Tillträde
Enligt överenskommelse 

 

Fackliga företrädare

SACO: saco-s@mau.se
SEKO: Sekocivil@seko.lu.se
OFR: naser.eftekharian@mau.se

 

Välkommen med din ansökan!