Administrativ assistent LS fakultetskansli

Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som finns mitt i centrala Malmö. Vi har cirka 1 800 medarbetare och 24 000 studenter. Vår forskning och våra utbildningar präglas av den roll som universitet har i ett öppet samhälle – att på vetenskaplig grund och tillsammans med andra samhällsaktörer bidra till ett hållbart och jämlikt samhälle. Att identifiera och ta oss an framtidens utmaningar är högt prioriterat. Våra forskare och studenter vill vara med där det händer och tillsammans med andra skapa, dela och sprida kunskap för att förstå, förklara och utveckla samhället. Både lokalt och globalt.

 

Innehåll och arbetsuppgifter

Som administrativ assistent tillhör du det administrativa kansliet vid fakulteten. Kansliets medarbetare arbetar med studieadministration, stöd till nämnder, forskning, uppdragsutbildning och ledningsstöd till prefekter och dekan. I rollen som administrativ assisten arbetar du självständigt, främst med stöd till dekan med vilken du planerar ditt dagliga arbete och till fakultetens ledningsgrupp, men samtidigt i nära dialog med fakultetens administrativa chef som även är din närmaste formella chef.

Arbetsuppgifterna fokuserar på att bistå dekan och fakultetens ledningsgrupp med operativt stöd i det löpande arbetet och omfattar tex:


• Planera långsiktigt för fakultetens återkommande ärenden, möten och processer;
• Sekreterare på Fakultetsstyrelsen och Ledningsrådet (sammankalla, koordinera möten och underlag, skriva protokoll och FS beslut, samt diarieföra och publicera protokoll)
• Följa upp alla fakultetens ärenden som hanteras via protokoll, minnesanteckningar, epost, remisser, regeringsbrev, rektorsbeslut med direkt påverkan, dekanbeslut, universitetsdirektörsbeslut, samt att se till att frågor hamnar hos rätt person el instans;
• Formulera utkast på dekan- och FS beslut, samt framtagning av vissa underlag:
• Hantera dekans kalender, och vara stöd till dekans ledningsgrupp i det löpande arbetet;
• Planera/boka/förbereda kalenderinbjudningar – kommunicera med både medarbetare på LS, andra fakulteter och externt;
• Praktiskt arrangera lokaler och fika/luncher/logistik för möten och fika, samt resebeställningar;
• Arrangera internat, och andra event.
• Granska fakturor och samla in fakturaunderlag;
• Uppdatera fakultetsgemensamma webbsidor;
• Hantera dator ID och beställning av IT utrustning vid nyanställningar.

Efter en tid förväntas du ta ett större ansvar för den administrativa strukturen inom fakulteten och kunna flagga för större händelser och självständigt bereda administrativt stöd för dessa händelser samt att kunna kontinuerligt påverka så att administrativa processer löpande utvecklas och effektiviseras.

 

Kvalifikationer
Vi söker dig som har lägst en gymnasieexamen samt erfarenhet av kvalificerade administrativa arbetsuppgifter med ledningsstöd och protokollföring. För anställningen krävs att du har en mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, framför allt på svenska, men även på engelska.

Eftergymnasial utbildning med administrativ inriktning är meriterande. Erfarenhet av att arrangera konferenser/event är meriterande. Det är också meriterande om du har läst kurser vid universitet eller högskola och på så sätt har viss kännedom och förståelse för högskolesektorn.

Du är van att hantera det dagliga flödet på ett kontor med allt vad det innebär. Det läggs stor vikt vid din förmåga att strukturera och självständigt genomföra arbetsuppgifter. För att trivas i rollen behöver du ha ett intresse för administrativa uppgifter, ha en utpräglad servicekänsla, förmåga att ta ett självständigt ansvar för arbetsuppgifterna och vara lyhörd för verksamhetens behov. Vidare behöver du ha god kommunikations- och samarbetsförmåga och kunna hantera flera arbetsuppgifter samtidigt. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

 

Upplysningar

Christian Rohman, Administrativ chef, christian.rohman@mau.se Tfn 040 – 66 577 63


Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

 

Ansökan

Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast 2021-02-22. Det är du som sökande som ska tillse att universitetet förstår vad som står i din ansökan. Skrivs inte din ansökan på svenska, engelska eller något av de nordiska språken ansvarar du för att ansökan och dess bilagor översätts. 

Ansökan skall innehålla:


• Meritförteckning
• Relevanta betyg och intyg
• Kortfattad redogörelse på max 2 sidor, där du beskriver din erfarenhet, bakgrund och kompetens relaterad till den sökta tjänsten som gör dig till den mest lämpliga kandidaten

 

Övrigt 
Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som präglas av ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.

Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.

 

Tillträde
Enligt överenskommelse 

 

Fackliga företrädare

SACO: saco-s@mau.se
SEKO: Sekocivil@seko.lu.se
OFR: naser.eftekharian@mau.se

 

Välkommen med din ansökan!