Administrativ assistent på heltid

Administrativ assistent på heltid

Som administrativ assistent arbetar du på uppdrag av tjänstemän vid ambassaden. Du utgör ett personligt och nära stöd till den ackrediterade ambassadpersonalen. Du ansvarar för samtlig administration som berör ambassadens verksamhet. Kontorsspecifika arbetsuppgifter såsom dokumenthantering och ekonomiadministration förekommer. Det innebär exempelvis leveranskontroll av fakturor, inköp, diarieföring och arkivering. Viss personaladministration förekommer. Du kommer även att inneha ansvaret för post samt e-post, telefon, interna och externa kontakter. Arbetsuppgifter såsom bokning av lokaler samt mötesplanering förekommer.
Du tar fram administrativa rutiner och tar ett självständigt ansvar för att hålla dessa uppdaterade samt effektiva. Därtill kommer du bland annat att skriva kallelser, föra protokoll samt författa andra nödvändiga dokument.

KVALIFIKATIONER, FÄRDIGHETER, KUNSKAPER OCH ERFARENHETER
- Du har en gymnasieexamen.
- Du är medborgare i Sverige och/eller medborgare i Republiken Kosovo, med giltligt uppehållstillstand/arbetstillstånd.
- Du kan svenska, engelska och albanska flytande i tal och skrift.
- Mycket goda kunskaper i MS Office.
- Du har kunskaper vad gäller tillhandahållandet av diplomatiska och konsulära tjänster.
- Du har tre (3) års relevant arbetserfarenhet.

Sökande som avser att kvalificera sig till den mindre krets som senare ska intervjuas skall lämna in följande handlingar:
- Curriculum Vitae (CV)
- Giltiga identifikationshandlingar.
- Diplom, examen, övriga utbildnings-och/eller yrkeskvalifikationer.
- Utdrag från brottsregistret.
- Två referenser samt motivationsbrev.
- Ett giltligt hälsointyg.

Tjänstens placering: Stockholm