Administrativ assistent – stötta registratur & upphandling i administration

EKN har regeringens uppdrag att främja svensk export och svenska företags internationalisering, genom att erbjuda garantier för betalning och finansiering, tillsammans med rådgivning om affärsstruktur och riskhantering. Tjänsterna ger en större säkerhet, ökad konkurrenskraft och fler möjligheter till lyckade exportaffärer.


Du kommer att vara en del av avdelningen Juridik och Compliance (”Chefsjuristgruppen”). Chefsjuristgruppen har funktionsansvar för juridiska- och regelverksrelaterade frågor inom myndigheten och utgör styrelsens organ för uppföljning och kontroll av verksamheten. I övrigt servar Chefsjuristgruppen myndigheten med juridisk rådgivning i alla typer av ärenden av såväl civil- som förvaltningsrättslig natur. I Chefsjuristgruppen ingår funktionerna Juridik, Compliance, Registratur, Upphandling och Säkerhetssamordning. Inklusive EKN:s chefsjurist består Chefsjuristgruppen av 10 medarbetare och du kommer att rapportera direkt till EKN:s chefsjurist.


Är du en duktig administratör med mycket goda digitala kunskaper? Har du förmågan att kunna strukturera ditt arbete och samtidigt ta ansvar för leverans? Är du dessutom driven, prestigelös och noggrann? Då kan det här vara jobbet för dig!

Vi erbjuder dig:
Som medarbetare på Exportkreditnämnden bidrar du till vårt uppdrag att främja svensk export och svenska företags internationalisering. Vi erbjuder dig en arbetsplats med samhällsviktiga och utvecklande arbetsuppgifter i en internationell miljö.

På EKN får du möjlighet att utvecklas, utmanas och bidra med din kompetens. Vårt arbetsklimat präglas av engagemang och kundfokus. Här välkomnas du av 150 erfarna kollegor, som drivs av att möjliggöra fler, säkra exportaffärer för svenska företag och att göra svåra marknader tillgängliga.

Våra kontor är belägna centralt. Läs gärna mer om våra anställningsvillkor.

Som administrativ assistent har du en mångfacetterad roll där du stöttar vår registratur och inköp/upphandling med administrativa uppgifter.
Arbetsuppgifterna inom registraturen handlar främst om att hantera inkommande handlingar, diarieföring, eftersökning, gallring, posthantering samt stöttning i elektronisk arkivering. I denna roll hanterar du många olika sorters handlingar och bistår i utlämnande av allmän handling samt sekretessprövning.
Den andra delen av arbetet innebär att stötta inom inköp och upphandling. Du bistår i samband med avtalsförändringar. Du uppdaterar, lägger in avtal och ser till att dessa är ordnade i vår avtalskatalog. Vidare bistår du vid utlämnande av allmänna handlingar. Du är med och förbättrar arbetsprocesser och rutiner samt tar fram statistik och utför vissa utvärderingar.
Samtliga arbetsuppgifter innehar en stor bredd av elektronisk hantering, så du behöver vara noggrann och ha mycket goda digitala kunskaper.
Du kommer att ha erfarna kollegor som stöttar dig i ditt dagliga arbete och du ingår i EKNs assistentgrupp.
Utbildning och erfarenhet:
Vi söker dig med lägst gymnasieutbildning. Vi ser gärna att du har någon form av påbyggnadsutbildning inom administration, t.ex. registratur. Det är dock inget krav. Du har minst tre års aktuell arbetslivserfarenhet där arbetsuppgifterna till största del bestått av administrativa uppgifter. Det är meriterande om du har arbetslivserfarenhet från myndighet eller offentlig verksamhet.
Du behöver ha goda kunskaper i MS Office och en hög digital mognad. Det är meriterande med kunskaper inom e-arkiv, e-signering, dokumenthantering, gallringsrutiner samt kunskaper om allmänna handlingar.
Då vi verkar i ett internationellt sammanhang behöver du ha goda kunskaper i såväl svenska som engelska.


Egenskaper:
Du har god förmåga att planera och prioritera ditt arbete på ett strukturerat sätt. Du har lätt för att ta instruktioner och för att lära dig. Du tycker om att ta ansvar och driva ditt eget arbete framåt samtidigt som du är noggrann och lägger märke till detaljer.
Du anpassar dig enkelt till förändrade omständigheter och ser möjligheter i detta. Då arbetet innebär många kontakter såväl internt som externt behöver du vara samarbetsinriktad och ha lätt för att bygga goda relationer. Att vara serviceinriktad kommer naturligt för dig och du har intresse, vilja och förmåga till att hjälpa andra, där du gör ditt yttersta för att leverera lösningar.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Övrigt:
Tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning.

Befattningen är placerad i Stockholm.
Då befattningen är placerad i säkerhetsklass görs en säkerhetsprövning och registerkontroll enligt Säkerhetsskyddslagen (2018:585) innan anställning.


För mer information:
Vill du veta mer om tjänsten tala med Johan Damell chefsjurist. Frågor om anställningsvillkor och rekryteringsprocessen besvaras av Johanna Vikman, HR-specialist. Facklig representant är Philip Bergling. Samtliga nås på telefon 08-7880000.
Välkommen med din ansökan!


Vi undanber oss säljsamtal gällande rekryteringslösningar och annonseringskanaler, då vi har valt samarbetspartners för denna rekrytering.