Administrativ assistent, tentamen

Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som finns mitt i centrala Malmö. Vi har cirka 1 800 medarbetare och 24 000 studenter. Vår forskning och våra utbildningar präglas av den roll som universitet har i ett öppet samhälle – att på vetenskaplig grund och tillsammans med andra samhällsaktörer bidra till ett hållbart och jämlikt samhälle. Att identifiera och ta oss an framtidens utmaningar är högt prioriterat. Våra forskare och studenter vill vara med där det händer och tillsammans med andra skapa, dela och sprida kunskap för att förstå, förklara och utveckla samhället. Både lokalt och globalt.

Arbetsplats

Anställningen är placerad vid den Administrativa enheten på avdelningen Facility Service som tillhör Malmö universitets gemensamma verksamhetsstöd. Enheten ansvarar för schemaläggning och lokalbokning, tentamensadministration, reception och växel samt konferensverksamhet. Därutöver arbetar sammanlagt ett sextiotal tentamensvakter på enheten i samband med salstentamen. 

Innehåll och arbetsuppgifter

Vi söker dig som vill arbeta som administrativ assistent vid tentamensadministrationen på Malmö universitet och som vill medverka till att våra studenter får en rättssäker och likvärdig examination. Som administrativ assistent har du ett viktigt jobb i att samordna och organisera det operativa arbetet kring salstentamen så att det flyter på och genomförs efter gällande regler. Då vi verkar inom en internationell miljö är det viktigt att du kan kommunicera och hjälpa studenter på både svenska och engelska. Du kommer att ingå i ett team om 5 administrativa assistenter men oftast arbeta själv tillsammans med tentamensvakterna i våra tentamenslokaler.

Utöver papperstentamina genomför vi även digitala salstentamina i allt högre grad och den digitala inriktningen kommer att bli alltmer omfattande. Det är därför mycket viktigt att du har en god datorvana, ett intresse för IT och med lätthet kan lära dig nya system. Du behöver även vara lösningsorienterad och kunna hjälpa till med lättare IT-support vid tentamenstillfällena.

Arbetsuppgifter:


• Du ansvarar för det operativa arbetet i tentamenslokalerna
• Du kommer att hantera tentamensunderlagen innan och efter tentamens skrivtid
• Utgöra IT-support vid digitala tentamina
• Vid behov avlösa tentamensvakter under pågående tentamen i salarna
• Övriga praktiska och administrativa uppgifter i samband med tentamen
• Arbeta som tentamensvakt vid behov

Den som anställs som administrativ assistent kommer att få genomgå en obligatorisk utbildning som alla tentamensvakter får.  

Kvalifikationer
Vi ser att du är en person som brinner för service och har förmågan att alltid ge ett professionellt bemötande till studenter, lärare och andra, även i pressade situationer. Vi ser även att du har minst en treårig gymnasieutbildning. Det är viktigt att du är ordningsam, punktlig och noggrann och känner ett stort ansvar för dina arbetsuppgifter. I din roll behöver du kunna vara tydlig och förmedla vad som gäller i olika situationer. Vi ställer höga krav på samarbetsförmåga och det är viktigt att du tycker om att arbeta i team. Du är kommunikativ, har inga problem med att prata inför stora grupper och vi lägger även stor vikt vid din förmåga att formulera dig väl i tal och skrift.

Du har god datorvana, ett intresse för IT och kan med lätthet lära dig nya system. Du kommer att behöva kunna hantera systemmässiga frågor och lösa problem som uppstår i samband med digital tentamen.

Antalet salstentamina varierar och vissa perioder är mer intensiva än andra. Arbetstiden kommer att schemaläggas och fördelas över månaden. Du behöver vara flexibel då tentamenstillfällena sker både på dagtid vardagar, kvällar och lördagar. Det är meriterande om du har erfarenhet av arbete som tentamensvakt.

Upplysningar

Upplysningar lämnas av enhetschef för Administrativa enheten, Facility Service, Christian Rohman, christian.rohman@mau.se. Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons. 

Ansökan

Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast 2023-03-01. Det är du som sökande som ska tillse att universitetet förstår vad som står i din ansökan. Skrivs inte din ansökan på svenska, engelska eller något av de nordiska språken ansvarar du för att ansökan och dess bilagor översätts. 

Ansökan skall innehålla:


• Meritförteckning
• Relevanta betyg och intyg
• Kortfattad redogörelse på max 1 sida där du beskriver din erfarenhet, bakgrund och kompetens relaterad till den sökta anställningen och hur detta gör dig till den mest lämpliga kandidaten

Övrigt

Arbetet som administrativ assistent/tentamensvakt är ett myndighetsutövande och innebär ansvar för att studenter som skriver tentamen i universitetets lokaler kan göra det på ett rättssäkert sätt. Du kan därför inte kombinera arbetet med att vara student vid Malmö universitet.

Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som präglas av ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.

Anställningen är en tillsvidareanställning på deltid 50% med tillträde enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.

Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning. 

Tillträde
Tillträde enligt överenskommelse. 

Fackliga företrädare

SACO: rebecka.johansson@mau.se

SEKO: sekocivil@seko.lu.se

OFR: naser.eftekharian@mau.se

Välkommen med din ansökan!