Administrativ assistent till ArkDes

ArkDes är Sveriges nationella centrum för arkitektur och design. Vi är ett museum, ett kunskapscenter och en arena för debatt och diskussion om framtidens arkitektur och design. ArkDes har ett unikt regeringsuppdrag där ArkDes ska fungera som mötesplats för aktörer som deltar i debatten om de svenska städernas framtid och på så vis bidra till den nationella debatten om arkitektur, stadsplanering och politiken inom dessa områden.

ArkDes administrativa enhet består av administrativ chef, personalhandläggare och IT-ansvarig, administrativ assistent, registrator, vaktmästare samt administrativ handläggare.

Presentation

Den administrativa assistenten ska fokusera på att stödja och genomföra olika administrativa uppgifter avseende överintendenten samt verksamhetschefen, i detta ingår att samordna ArkDes olika interna och externa möten samt övriga administrativa arbetsuppgifter som uppkommer.

Arbetsuppgifter


• Vara administrativt stöd till överintendenten och verksamhetschefen
• Samordna möten avseende ledningsgrupp, enhetschefsgruppen samt personalmöten, inklusive researrangemang och reseadministration, agendaplanering och koppling mellan alla mötesdeltagare
• Koordinera och organisera kalender och evenemang
• Ansvara för protokollföring
• Ansvara för att upprätta olika typer av dokument och presentationer
• E-postadministration, däribland hantering av myndighetens info-mail
• Söka och samla in data, sammanställa rapporter och följa upp planer och aktiviteter
• Ad hoc-uppgifter som arbetsgivaren tilldelar/utifrån verksamhetens behov uppstår

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:


• erfarenhet av administrativt arbete inkl. reseadministration
• gymnasieutbildning
• svenska och engelska obehindrat i tal och skrift
• mycket goda kunskaper om Officepaketet och kalenderhantering i Outlook

För att lyckas i yrkesrollen som administrativ assistent måste du vara serviceinriktad, nyfiken och ha ett proaktivt fokus. Du känner dig bekväm med att arbeta självständigt och periodvis även i högt tempo. Du behöver vara en person som tar egna initiativ, är flexibel, har god samarbetsförmåga och som är duktig på att organisera, strukturera och prioritera ett brett spektrum av administrativa frågor på ett effektivt sätt.

ArkDes välkomnar sökande som kompletterar museet om jämställdhet och mångfald.

Praktiska upplysningar

Varaktighet/arbetstid:

Tjänsten avser en tillsvidareanställning med en arbetsomfattning på heltid. Tillträde så snart som möjligt enlig överenskommelse. ArkDes tillämpar individuell lönesättning.

Arbetsplats

Arbete sker på plats på Skeppsholmen. Viss flexibilitet finns kring arbete hemifrån.

Förmåner

Friskvårdstimme

Friskvårdsersättning motsvarande 2500 kr per år

Rabatter för museibesök

Ansökan

Välkommen med din ansökan; personligt brev och CV. Du söker via länken ”Ansök” längst ned i annonsen.

Ansökan ska vara ArkDes tillhanda senast den 28 augusti 2022. Ange referensnummer AM2022-76.

Kontaktpersoner

Upplysningar lämnas av Asif Chowdhury, administrativ chef.

Fackliga företrädare är Adolfo Vega och Stefan Mossfeldt för ST. Samtliga kan nås via vår växel på telefon: 08-520 23 500.

SACO-S centralt nås via DIK fraga@dik.se