Administrativ assistent till enheten för ledningsstöd

Pensionsmyndigheten ansvarar för den allmänna pensionen och informerar om hela pensionen. Varje år betalar vi ut cirka 380 miljarder kronor till 2,3 miljoner pensionärer, genomför cirka 900 000 fondbyten och skickar ut 7,8 miljoner orange kuvert. Vi är cirka 1600 medarbetare på åtta orter, från Luleå i norr till Halmstad i söder.

Vi gör pensioner enklare!

Produktionsavdelningen är Pensionsmyndighetens största avdelning med cirka 1000 medarbetare och finns på samtliga 8 orter. Produktionsavdelningens uppgifter är att säkra handläggningen och hantera utbetalningar för Sveriges pensionärer och pensionssparare. I uppdraget ingår också att säkerställa att felutbetalningar inte genomförs och att motverka bidragsbrott.

Produktionsavdelningen befinner sig i en större förändringsresa där vi i vår framtidsbild vill stärka våra medarbetare och vår organisation för att i högre grad kunna möta våra kunder där de befinner sig. Vi söker dig som vill vara en del av den förändringsresan.

Enheten för ledningsstöd är en enhet inom produktionsavdelningen och lyder direkt under avdelningschefen och utgör ett direkt stöd till avdelningens ledning. Den består av medarbetare placerade på respektive verksamhetskontor och enhetschefen är placerad i Stockholm. De ansvarsområden som enheten har är avdelningens rapportering och uppföljning, stabsordningen inom avdelningen och frågor som rör rättslig styrning och stöd inom produktionsavdelningen. I de ansvaren ingår bland annat ansvar för att bevaka avdelningens inkorg och se till att alla förfrågningar, uppdrag, rapporter, etc omhändertas eller fördelas, att ge administrativt stöd till avdelningschefen och övriga avdelningsledningen och att arbeta med avdelningens övergripande planering. Nu söker vi en administrativ assistent till enheten för ledningsstöd för arbete med enhetens ansvarsområden.

Som administrativ assistent på enheten för ledningsstöd kommer du att ha som huvuduppgift att arbeta med avdelningens inkorg och bevaka, administrera, fördela och strukturera arbetet i gruppbrevlådan. Arbetsuppgifterna inom avdelningen har stor bredd och en stor mängd förfrågningar, uppdrag och underlag inkommer till avdelningen. Det ingår även i arbetet att kunna utgöra ett administrativt stöd till avdelningens ledning, bistå i enhetens övriga administrativa ansvar samt bistå enhetschefen och medarbetare inom ledningsstödsenheten med administrativa uppgifter. Du arbetar i samarbete med övriga administrativa assistenter och andra kollegor på enheten och kommer att samverka med andra inom myndigheten.
Utbildning och erfarenhet:
Vi söker dig som har:
• Minst 3 års erfarenhet av att arbeta som t ex. chefsassistent/sekreterare eller liknande stöttande administrativ roll,
• Erfarenhet av att arbeta med fakturahantering i ekonomiadministrativa system.
• Goda kunskaper i MS Office-paketet
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska
• Relevant eftergymnasial utbildning
Vi ser det som meriterande om du har:
• erfarenhet av administrativt arbete på myndighet eller inom offentlig förvaltning
Du har ett professionellt arbetssätt, är serviceinriktad, ansvarstagande, självgående och har ett gott bemötande. Du trivs med att samarbeta med andra och har en förmåga att skapa förtroendefulla relationer genom att samarbeta och knyta kontakter med andra. Du trivs med att hantera ett brett spektrum av frågor och är noga med att skapa strukturer för att hålla ordning och reda. Du är bekväm med en varierande och ibland oförutsägbar arbetsmängd och har en förmåga att prioritera i detta. Du har en förmåga att utveckla rutiner och processer för det arbete du är involverad i och är konstruktiv vid ändrade omständigheter.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och lämplighet för rollen.


Egenskaper:


Övrigt:
Tjänsten är en tillsvidaretjänst på heltid med 6 månaders provanställning. Start enligt överenskommelse.

Tjänsten kommer att vara placerad på något av Pensionsmyndighetens kontor. Dessa är Luleå, Söderhamn, Gävle, Karlstad, Stockholm, Visby, Växjö och Halmstad. Pensionsmyndigheten tillämpar hybridarbete där det finns möjlighet till distansarbete enligt överenskommelse. Resor i tjänsten förekommer.

Webbaserade urvalstester kan komma att användas i rekryteringsprocessen.

Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

För mer information:
För mer information om tjänsten kontakta enhetschef Erik Jönsson, telefon 010-454 28 61

Fackliga representanter: SACO: Anna-Karin Åhrman Cortelius, telefon 010-454 39 14, ST: Helena Blomkvist, telefon 010-454 28 53

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till annonskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför ytterligare kontakt med media-/annonsförsäljare, rekyteringssajter och liknande.