Administrativ assistent till förskola och fritidshem

Barn- och utbildningsförvaltningen

I Västerviks kommun värnar vi om varje medarbetares arbetsmiljö. Vi vill att alla medarbetare ska trivas och utvecklas i sin yrkesroll. Hos oss ska alla gå till jobbet med en positiv känsla.

I kommunen arbetar vi bland annat med pedagogik, vård och omsorg, samhällsbyggnad, kultur, räddningsarbete och arbetsmarknad. Vi har jobb som är inspirerande och meningsfulla. Vi skapar livskvalitet och gör skillnad för människor varje dag.

Vill du ha ett jobb där din insats är betydelsefull för andra människor? Då passar du hos oss!

Vår kollega kommer inom kort att gå i pension och därför söker vi en ny medarbetare som vill vara med och utveckla och driva det administrativa arbetet framåt för våra förskolor och fritidshem i Västerviks centralort. Gillar du att skapa vara i händelsernas centrum, skapa struktur och driva processer? Då kanske du är vår nya kollega!

Dina arbetsuppgifter
I rollen som administratör kommer du att arbeta självständigt med egna ansvarsområden samtidigt som du ger stöd i administrativa frågor till dina kollegor och förskolans verksamhetschef. I rollen får du möjlighet att vara med och utveckla det administrativa arbetet och blir en viktig person för att arbetet sker på ett serviceinriktat, strategiskt och strukturerat sätt.

Uppgifter som ingår i rollen är bland annat:
- Administrativt arbete i vårt verksamhetssystem IST, såsom Köhantering för förskola i centrala Västervik
- Hantera frågor avseende förskole- och fritidshems kö från vårdnadshavare
- Kvalificerat administrativt stöd till skolledare, verksamhetschef samt assistenter.
- Resursfördelning till förskolor samt fritidshem i samverkan med controller.
- Barnomsorgsfakturering mot vårdnadshavare
- Fakturahantering avseende förskola samt fritids
- Interkommunal fakturahantering
- Statistiksammanställning till nämnd, förvaltning, förskoleledare samt SCB
- Ansökning asylersättning mot migrationsverket
- Arkivering kan komma att bli aktuellt för tjänsten
- Backup kring systemförvaltning för IST

Även andra administrativa uppgifter inom enheten kan bli aktuella i tjänsten beroende på din kompetens.

Din kompetens
Vi vill att du har gymnasial utbildning och gärna eftergymnasial utbildning som är relevant för tjänsten. Tjänsten kräver att du har en mycket god administrativ förmåga och vana av att jobba med komplexa verksamhetssystem som tex IST.

Vi vill gärna att du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter och det är ett plus om du är van att arbeta med att hämta ut och redovisa statistik på ett pedagogiskt och lättförståeligt sätt.

För att lyckas i den här tjänsten behöver du ha en mycket god språklig förmåga, har lätt för att uttrycka dig i text och har bra kunskap i svenska språket då du kommer att skriva protokoll och handlingar i ärenden som rör vårt ansvarsområde. Du behöver också ha mycket goda datakunskaper, särskilt inom excel, powerpoint och word.

Som person är det viktigt att du kan arbeta självständigt och att du är strukturerad och stabil i ditt arbetssätt. Din roll innebär att bygga upp en tydlig struktur och organisera det administrativa arbetet på ett effektivt sätt och därför blir din förmåga att skapa struktur viktig. Då du kommer att vara kontaktpunkt för vårdnadshavare i frågor om köplatser samt ge administrativt stöd till dina kollegor och chefer i verksamheten är samarbetsförmåga och servicekänsla mycket viktigt.

Vi värdesätter att du är lyhörd, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och har intresse och vilja att hjälpa dina kollegor och andra personer i organisationen.

Övrigt
Behöver du hjälp att hitta bostad försöker vi hjälpa dig med det. Inflyttarservice i Västerviks kommun hjälper till med tips, information och kontakter för arbete, bostad, skolor med mera. Inflyttarservice anordnar också återkommande träffar för nyinflyttade för att ge möjlighet att lära känna nya människor och en snabbare väg in i livet i Västervik.

Läs mer om vad Västerviks kommun kan erbjuda dig som anställd hos oss www.vastervik.se/jobba-hos-oss (http://www.vastervik.se/jobba-hos-oss).

Välkommen med din ansökan till oss!

Information
Vi tar endast emot ansökningar via vår hemsida.
Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.