Administrativ assistent till förskolan

Stockholm utvecklas och förändras för framtiden. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Vi står inför en spännande förändring. För att möta dagens och framtidens behov går Rinkeby-Kista och Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning samman och bildar Järva stadsdelsförvaltning 1 juli 2023. Vill du vara med på vår resa?

Stadsdelsområdet växer och utbyggnaden medför att vi de närmaste åren kontinuerligt öppnar nya förskolor. Rinkeby-Kista har en ung befolkning med bakgrund i många olika kulturer. Här finns utmaningar och möjligheter som kräver att vi ständigt utvecklar förskolans arbete.



Välkommen till oss!
Rinkeby Östra förskoleenhet består av tre förskolor som ligger i nära anslutning till kommunikation både tunnelbana och bussar.

Ledningsgruppen för enheten består av rektor och en biträdande rektor. Stödfunktionerna består av specialpedagog och administrativ assistent. Vi strävar efter ett öppet arbetsklimat där alla anställda ska ha inflytande. Ledningsgruppen är ny och vi behöver därför bygga upp strukturer och organisationer. Är du en driven person med stort engagemang för rollen så har du möjligheten att vara med och påverka.

Arbetsbeskrivning
Som administrativ assistent är du ett stöd till rektor och biträdande rektor i alla administrativa uppgifter. Du kommer att hantera lokalfrågor av mindre omfattning och vara närmaste kontakt för fastighetsägare och lokalavdelningen på stadsdelsförvaltningen. I detta ingår också att koordinera brandskyddsarbetet på enheten. Som administrativ assistent ansvarar du för beställningar av varor, tjänster, IT utrustning och för fakturor hantering. Du stöttar rektor i schemaläggning, därför är det viktigt att du kan hantera Excellprogrammets samtliga delar. Du kommer även hantera administrativa delar vid ny anställning och uppsägning och vissa arbetsuppgifter relaterade till personalfrånvaro.

I rollen ingår att du även ansvarar för och administrerar Skolplattformen. Sist men inte minst är du sekreterare/protokollförare för arbetsplatsträffsmöten och andra möten som förekommer inom förskolan och arkiveringsansvarig.

Kravprofil
Vi söker dig som har:

- Gymnasieexamen gärna med ekonomisk inriktning
- Arbetslivserfarenhet inom administration (3 år)
- Datorkunskap
- Kunskap i Excellprogrammet
- Flytande svenska i både tal och skrift

Vi ser det som meriterande att du har:

- Erfarenhet av stadens olika system (lisa, Agresso, skolplattformen)
- Erfarenhet av förskola



Vi söker dig som är ansvarsfull och serviceinriktad. För att lyckas i rollen behöver du kunna självständigt prioritera dina arbetsuppgifter utan att tappa relation till ledningen och personal. Som person är du stresstålig och kan hantera flera uppgifter samtidigt då tempot kan bli högt vissa perioder. Arbetet innebär stor förmåga att samarbeta och kommunicera med både kollegor, vårdnadshavare och andra samarbetspartners. Det är därför också viktigt att kunna vara prestigelös.

Vi lägger stor vikt till personlig lämplighet.

Välkommen med din ansökan!

Övrigt
För att bli anställd inom förskola behöver du visa upp belastningsregister.

Din arbetstid är dagtid, vanligtvis mellan 08:00-16:30. Sena möten kan förekomma.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.



Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning tar gärna tillvara de kvaliteter som en jämn könsfördelning och mångfald tillför organisationen.