Administrativ assistent till Hälsa och förebyggande

Ref: 20232636

Välkommen till avdelningen för Hälsa och förebyggande! Här ansvarar vi för insatser inom områdena hälsofrämjande och förebyggande arbete. Vi verkställer beslutade insatser enligt socialtjänstlagen (SoL) och utför insatser enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Hos oss har vi ett särskilt angeläget uppdrag med fokus på att öka livskvaliteten och motverka ofrivillig ensamhet hos seniorer i Malmö samt utveckla nya former för detta arbete.

Avdelningens verksamheter omfattar mötesplatser för seniorer, dagverksamheter, rehabgruppen Fenix, fixartjänster, fallförebyggande verksamhet, uppsökande verksamhet, anhörigstöd och anhörigkonsulenter, ledsagarservice, kontaktperson, avlösning i hemmet, konsultativa psykiatrisjuksköterskor, konsultativa demenssjuksköterskor, Silviasystrar, finskt förvaltningsområde, volontärsamordnare och äldreombudsman/ seniorrådgivare.

Vi söker nu en serviceinriktad assistent som vill vara med och stötta chefer och medarbetare i deras dagliga arbete. Vi erbjuder en omväxlande roll där Malmös äldre alltid är i fokus. Låter det här som ett intressant uppdrag för dig? Välkommen med din ansökan!

Arbetsuppgifter
I rollen som administrativ assistent är din huvuduppgift att arbeta mot verksamheten och finnas till hands för chefer och medarbetare. Du avlastar chefer med olika administrativa sysslor och praktiska göromål. I arbetet ingår bland annat registrering i HRutan, beställning av varor och hantering av fakturor i Ekot. Du tar fram statistik och sammanställer information. I arbetet ingår både att arbeta tillsammans med enhetens övriga assistenter och att självständigt skapa egna kontakter och söka information.

Under 2024 planerar vi för en teamsorganisation av de administrativa resurserna som kan påverka rollen som assistent. Vi söker någon som är flexibel, samarbetsvillig och redo att arbeta även när förutsättningarna inte är helt klara.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har godkänd gymnasieutbildning med administrativ inriktning eller liknande. Eftergymnasial utbildning och erfarenhet av arbete inom vård och omsorg är meriterande.

Du behöver ha mycket god datorvana, erfarenhet av administrativt arbete och enkelt kunna sätta dig in i olika administrativa system. För tjänsten är det meriterande om du tidigare har arbetat i HR-systemet Hrutan och ekonomisystemet Ekot, samt har goda kunskaper i Office-paketet. 

Du tycker om att arbeta självständigt, såväl som att vara en lagspelare i teamet. Tjänsten passar dig som har god samarbetsförmåga samt god kommunikationsförmåga. Arbetet innebär stor variation i arbetsuppgifter och du behöver snabbt kunna växla mellan dessa, vilket kräver att du är flexibel och lyhörd i ditt arbetssätt samt är välorganiserad. Vidare är du positiv och engagerad, och har ett lösningsfokuserat förhållningssätt.

I och med att tjänsten innebär mycket dokumentation och kommunikation krävs det goda kunskaper i svenska språket, både i tal och skrift. 

I den här rekryteringen kommer vi att lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Om arbetsplatsen
Vi i hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen är med våra ca 5 500 medarbetare Malmö stads näst största förvaltning. Vi har det samlade ansvaret för Malmös hemtjänst, vårdboende, mötesplatser, hemsjukvård och rehabilitering och dess biståndshandläggning. Tillsammans skapar vi en dynamisk och framtidssmart organisation. En organisation som kan möta dagens behov och framtidens utmaningar. Med engagemang, nyfikenhet och hjärta gör vi vardagen enklare för tiotusentals Malmöbor. Följ vår spännande utveckling på https://sv-se.facebook.com/halsavardochomsorg/

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidare
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

Malmö stad är sedan 2015 finskt förvaltningsområde. Det innebär att kommunen ska informera om finska minoritetens rättigheter, erbjuda äldreomsorg helt eller till väsentlig del på finska samt främja det finska språket och finsk kultur. Det innebär också en rättighet att använda finska i kontakten med oss i kommunen. Eftersom Malmö stad är finskt förvaltningsområde är det meriterande om du kan tala finska. Varmt välkommen med din ansökan! / Tervetuloa hakemuksesi kanssa! 

Läs mer om finskt förvaltningsområde här: Finskt förvaltningsområde - Malmö stad (malmo.se)