Administrativ assistent till hemtjänsten

Vill du bli vår nya kollega? I Motala, Östergötlands sjöstad, är vi öppna, stolta och nyskapande. Vår kommun är rätt plats för att bidra, utvecklas och trivas. Hos oss får du arbeta med engagerade kollegor, utveckla dig inom ditt område och jobba med det viktigaste som finns.

Socialförvaltningen är en utförarverksamhet som riktar sig till personer i behov av stöd enligt beviljad insats. Verksamheterna styrs främst av LSS-lagen, SoL och HSL och har verkställighetsansvar för insatser reglerade av dessa lagar. Samtliga verksamheter genomsyras av individen i centrum för att tillgodose individens behov. Uppdraget innebär stort kundfokus och serviceanda.

Inom äldreomsorgen får du vara med och stötta och göra vardagen bättre för de som behöver stöd. Vi ser fram emot att du vill arbeta hos oss och göra vardagen bättre för de personer vi stödjer och ger service!



ARBETSUPPGIFTER
Nu välkomnar vi en administrativ assistent som vill arbeta med varierande administrativa arbetsuppgifter i en stödjande funktion för chefer och medarbetare inom äldreomsorgen. Den administrativa assistentrollen handlar om att tillgodose behov av administrativt stöd till chefer inom förvaltningens verksamhet i form av ekonomi-, personal- och allmän administration.

Som administratör får du en central och värdefull roll hos oss!

Exempel på arbetsuppgifter är:
- Fakturahantering
- Administration och inventering av material, arbetskläder, telefoner m.m.
- Administration kring verksamhetens fordon
- Utveckla rutiner och processer inom de egna ansvarsområdena
- Stöd i implementering och uppföljning av rutiner och arbetssätt
- Ansvara för introduktion av ny personal
- Sammanhållande för anmälningar till utbildningar, exempelvis förflyttningsutbildningar och introduktionsutbildningar
- Administration kring nycklar, taggar, namnbrickor etc.
- Introduktion och handledning i genomförandeplaner och dokumentation
- Handledning i extranätet för att finna rutiner och dokument
- Utbildning i verksamhetssystem och program
- Hantering och rapportering av övriga arbetsuppgifter som personalredogörare; sjuk- och friskanmälan, läkarintyg, årsarbetstid, övertid m.m.
- Lägga sjukschema
- Ansvarig för födelsedagar och andra firanden, samt vid pensionsavgångar och andra avslut
- Ta fram statistik och månadsrapporter
- Vid behov delta i olika projekt och arbetsgrupper
- Stöd och service till berörda chefer med t.ex. sekreteraruppdrag
- Stötta planerare vid behov



KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som är ansvarsfull och noggrann i ditt arbete. Du kan självständig driva dina processer framåt samtidigt som du kan prioritera och förhålla dig till tidsramar. Du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. Du är engagerad och lösningsorienterad, med fokus på både struktur och service. Du är flexibel och uttrycker en positiv syn till verksamheten och handlar lojalt med fattade beslut och relevanta styrdokument. Du är stabil och trygg i dig själv, hanterar stress på ett konstruktivt sätt och bibehåller ett gott humör vid press och motgångar.

Krav:
• Utbildning inom administration eller annat som arbetsgivaren bedömer likvärdigt
• Erfarenhet av personal- och ekonomiadministration
• Avslutad gymnasial utbildning
• God svenska i tal och skrift
• B-Körkort

Meriterande:
• Erfarenhet av arbete inom vård och omsorg, gärna inom hemtjänst
• Erfarenhet av Personec, Unit4, Viva, Kompanion, TimeCare Planering och TimeCare Pool
• Erfarenhet av schemaläggning



ÖVRIGT
Urval och intervjuer kan ske löpande under ansökningstiden, så sök gärna redan idag!

Provanställning kan komma att tillämpas.

Vänligen respektera att vi undanber oss all direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag, som vi inte har avtal med, samt försäljare av ytterligare platsannonser.