Administrativ assistent till högt ansett universitet

Nu söker vi dig som gillar att vara spindeln i nätet samt har erfarenhet av att arbeta som assistent eller med administration. Tjänsten kommer att vara på cirka 50% och
eftersom vi ser långsiktigt på denna tjänst så söker vi dig som är studerande vill arbeta
deltid under en längre period. Detta är tjänsten för dig som har ett flexibelt schema och vill få en spännande meriterande erfarenhet i en universitetsmiljö. Låter detta som en tjänst för dig? Ansök redan idag då vi kommer börja gå igenom urvalet omgående.

OM TJÄNSTEN
Academic Work söker för kunds räkning en administrativ assistent till en biomedicinisk forskargrupp. Vår kund är en bio-medicinsk avdelning på ett högt ansett universitet där avdelningens professor söker en assistent som kan assistera honom på deltid cirka 50%. Uppdraget är en del av vår personaluthyrning vilket innebär att du kommer att vara anställd av Academic Work men arbeta som konsult hos vår kund.

ARBETSUPPGIFTER
Som professors-assistent kommer du att arbeta administrativt och stötta professorn. Uppgifter som förekommer är alltifrån kalenderplanering, framtagning och organisering av dokumentation, hjälpa till med vissa administrativa förberedelser inför undervisning, planering, bokning samt förberedelser av dokumentation vid professorns resor. Därtill förekommer dagliga uppgifter såsom bevakning och ansvar för email samt dagsöversikt. Vidare kan du vid behov komma att ta hand om gäster samt internationella besökare vid avdelningen.

Du kommer till exempel att:


* Ha genomgångar tillsammans professorn om dagens/veckans prioriteringar
* Ansvara för bokningar och uppdateringar i professorns kalender
* Planera in och boka möten och ansvara för att rätt material finns tillhanda
* Anmäla/registrera professorn till konferenser, möten etc. samt ha koll på
relaterade deadlines
* Ansvara för professorns resebokningar, förberedelser samt reseräkningar


VI SÖKER DIG SOM
* Är studerande på minst 50% och vill arbeta deltid motsvarande cirka 50%. Vidare trivs du med att arbeta administrativt och tycker det är roligt att vara ”spindeln i nätet"


* Har tidigare erfarenhet av administrativt arbete
* Har god erfarenhet av Office-paketet, Outlook Exchange och mycket god internetvana
* Då korrespondens sker på både svenska och engelska bör du ha mycket goda kunskaper i båda språken


Det är meriterande om du har arbetat som assistent eller sekreterare innan. Det är även meriterande om du tidigare arbetat i en kommunikativ och offentlig roll.

Som person är du noggrann och uppskattar att ordna och skapa struktur. Det är viktigt att du ser vad som behöver göras, tar egna initiativ och har förmåga att hålla på med flera uppgifter parallellt. Då professorn reser mycket kräver arbetet att du är självgående, självständig och samtidigt kommunikativ som person. Vidare ska du vara flexibel och prestigelös då detta administrativa arbete kan innefatta högt såväl som lågt gällande arbetsuppgifter samtidigt som det tidvis kan vara högt tempo.

ÖVRIG INFORMATION


* Start: Maj
* Omfattning: 6 månader, med ambition om förlängning
* Arbetstid: Kontorstider, förmiddagar är önskvärt exempelvis 8-12
* Den här rekryteringsprocessen hanteras av Academic Work och kundens önskemål är att alla samtal och mail kring tjänsten går till
Academic Work.