Administrativ assistent till kommunledningsförvaltningens nybildade stab

Botkyrka kommun är stockholmsområdets femte största kommun med drygt 85 000 invånare. Omtalade kultur-, demokrati- och upplevelsesatsningar, expansivt näringsliv samt ung och internationell befolkning, gör Botkyrka till en händelse- och variationsrik kommun med plats för nytänkare.

ARBETSUPPGIFTER
Botkyrka kommun är Stockholmsområdets femte största kommun med cirka 87 000 invånare. Omtalade kultur-, demokrati- och upplevelsesatsningar, expansivt näringsliv samt ung och internationell befolkning, gör Botkyrka till en händelse- och variationsrik kommun med plats för nytänkare.

Botkyrka är en dynamisk och expansiv kommun med höga ambitioner som lever efter devisen att vara "Långt ifrån lagom". Här finns möjlighet för rätt person att vara med på resan mot visionen att framtidens Botkyrka är en inspirerande plats full av möjligheter. Kommunledningsförvaltningens ledstjärna är vara en modern, innovativ och inspirerande förvaltning som är öppen, orädd och energisk.

Förvaltningen har drygt 400 medarbetare fördelade inom tolv verksamhetsområden. Varje verksamhetsområde har en ansvarig chef.

Den 1 januari 2014 samlas en rad funktioner på kommunledningsförvaltningen till en gemensam stab. Staben kommer att ha nio medarbetare och ledas av en stabschef. Tillsammans kommer de att ansvara för den interna samordningen på kommunledningsförvaltningen, bland annat inom; planering, styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, HR-arbete, kommunikation, verksamhetsutveckling, administrativt stöd och lokalförsörjning.

Till den nybildade staben söker vi nu en administrativ assistent som i första hand kommer att stödja kommundirektören och kommunstyrelsens ordförande.


KVALIFIKATIONER
Som administrativ assistent kommer du att arbeta med och ha ansvar för:
• samordning av kommundirektörens och kommunstyrelsens ordförandes respektive kalendrar, inklusive bokning av möten och utskick av kallelser
• att svara i telefon och på mejl
• viss ekonomiadministration såsom fakturahantering (kontering och attestering), samt bistå vid ekonomisk uppföljning
• beställning av fika/lunch mm
• rese- och konferensbokningar
• diarieföring och posthantering
• att vara sekreterare på vissa möten
• samordning av förvaltningens lokalförsörjning

För tjänsten som administrativ assistent ser vi att du har följande bakgrund:
• gymnasieutbildning med administrativ inriktning eller motsvarande kunskaper förvärvade på annat sätt
• datorvana med god Officekunskap är ett krav
• relevant arbetslivserfarenhet, gärna från administrativt arbete inom en kommun
• erfarenhet av ekonomihantering

Du har hög IT-mognad som stödjer ett effektivt arbetssätt. Vi förutsätter också att du har god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska. Det är meriterande om du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter.

Då arbetet innebär mycket sociala kontakter är det viktigt att du har lätt för att samarbeta och har ett väl utvecklat servicemedvetande. Du är noggrann, har ett strukturerat arbetssätt samt är bra på att planera och organisera. Vi ser det som en självklarhet att du arbetar självständigt och tar egna initiativ. Du tycker om att ta ansvar och att lära dig nya saker. Samtidigt vågar du fråga för att få förståelse för uppgifter och ”hitta rätt”. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Du känner väl igen dig i Botkyrkas ledord öppen, orädd och energisk.

Vi strävar efter mångfald där våra medarbetares bakgrunder, erfarenheter, kunskaper och personligheter berikar verksamheten. Därför välkomnar vi sökande oberoende av kön, funktionsnedsättning, etnicitet, och sexuell läggning.