Administrativ assistent till Riksbankens Jubileumsfond

Är du en ordningsam och prestigelös person med exceptionell servicekänsla? Gillar du att arbeta med många olika arbetsuppgifter, är noga med detaljerna och samtidigt kan se till helheten?
Riksbankens Jubileumsfond söker nu en administrativ assistent. Du arbetar nära stiftelsens administrativa direktör och arbetar främst inom två områden, administration och reception. Den här rollen passar dig som trivs i en akademisk miljö och på en arbetsplats med många interna och externa kontakter.
Kontoret är placerat i centrala Stockholm. Önskvärt startdatum är november 2020. Urval och intervjuer sker löpande. Varmt välkommen med din ansökan!

Om tjänsten
Som administrativ assistent på Riksbankens Jubileumsfond arbetar du nära den administrativa direktören som leder och fördelar arbetet. Du trivs i en sådan assisterande och stödjande roll och att genom ditt arbete bidra till att de administrativa processerna på Jubileumsfonden håller hög kvalitet.
Rollen är nyinrättad i stiftelsen. Vi söker den som är serviceinriktad, lyhörd, ordningsam och som har integritet. I denna roll är det viktigt att ha en mycket god förmåga att kommunicera med de människor som Jubileumsfonden har kontakt med per telefon, i möten och via våra digitala kanaler.


Dina arbetsuppgifter i huvudsak
Dina arbetsuppgifter kommer att vara:
- Inköp av kontorsmaterial och förbrukningsmaterial
- Säkerställa alla varor och tjänster levereras enligt avtal och överenskommelse
- Vara kontaktperson mot leverantörer av varor och tjänster
- Svara i porttelefon och ta emot besökare
- Posthantering (frankering, posta brev och paket) och paket & varumottagning
- Skötsel av kök och kaffekokning
- Hålla allmänna utrymmen välkomnande för gäster och medarbetare. Lokalerna städas av städbolag varje dag
- Löpande uppdrag och ärenden på uppdrag den administrativa direktören

Vem är du?
Vi vill att du har några års erfarenhet från en liknande roll som administrativ assistent, kontorskoordinator eller stödjande administratör. Du har lägst gymnasiekompetens, goda IT-kunskaper och behärskar svenska och engelska i både tal och skrift.
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och önskar att du är strukturerad och lösningsfokuserad. Du behöver självständigt kunna genomföra de uppgifter som är ditt ansvar. Du är engagerad och ansvarsfull, och kan hantera flera arbetsuppgifter parallellt. Riksbankens Jubileumsfond är en liten arbetsplats, där det finns behov av flexibilitet. I uppgiften ingår därför att ibland rycka in och hjälpa till där det behövs. Rollen som administrativ assistent är en stödjande funktion, så du behöver tycker om att hjälpa andra att lösa olika uppgifter.

Vi välkomnar alla sökande oavsett kön, ålder eller bakgrund.


Om verksamheten
Stiftelsen Riksbankens Jubileumsfond (RJ) är en fristående stiftelse som har till uppgift att stödja vetenskaplig forskning genom att dela ut forskningsanslag till enskilda forskare eller forskargrupper. Huvuddelen av RJ:s forskningsstöd, som år 2020 uppgår till drygt 500 miljoner kronor, riktas till humanistisk och samhällsvetenskaplig forskning. Under senare år har RJ fått en allt viktigare roll som forskningsfinansiär och initiativtagare inom det forskningspolitiska fältet.
RJ leds av en styrelse med representanter från universitet/högskolor, Sveriges riksdag och ekonomisk förvaltning. Under styrelsen arbetar beredningsgrupper och områdesgrupper. RJ:s kansli med 19 anställda finns i vackra lokaler i centrala Stockholm.