Administrativ assistent till statlig myndighet

Arbetsbeskrivning
Vi söker en kommunikativ, driven och samarbetsvillig konsult som vill ta sig an ett långt uppdrag inom administration hos en statlig myndighet i Helsingborg. Du kommer i rollen arbeta både som projekt- och distriktassistent och därmed ha många olika kontaktytor samt varierande arbetsuppgifter och ansvarsområden över tid. Låter detta som din nästa utmaning? Sök redan idag! 


Heltid, kontorstider på plats i Helsingborg. 
Uppdragslängd: 2022-08-03 tom 2024-05-31. 


För det här uppdraget blir du anställd av Randstad som konsult och uthyrd till en av våra kunder Du har samma fördelar hos Randstad som hos andra arbetsgivare med kollektivavtal och förmåner som friskvårdsbidrag, företagshälsovård, försäkringar och rabatt på träningskort. Utöver det erbjuds du även en mängd karriärmöjligheter, får möta olika företagskulturer och erfarenhet från olika branscher vilket gör att du utvecklar din kompetens och får ett välfyllt CV. Tjänsten kan innebära många kontakter och då är det är viktigt med god samarbets- och kommunikationsförmåga. Som person ser vi att du är drivande och van att arbeta självständigt. Söker du en arbetsgivare som erbjuder varierande uppdrag och nya kontaktnät kommer du att trivas hos oss.

Ansvarsområden
Rollen som administrativ assistent innebär att du kommer arbeta som ett stöd i administrativa frågor beträffande planering, beredning, bevakning och uppföljning av ärenden och kontrakt. Det är en bred roll med uppgifter och ansvarsområde som kan komma att variera över tid. Du kommer bl.a att: 


Bistå distriktet/projektet med resebokningar och administrativt hantera dessa
Förbereda möten med bokningar, dagordningar, kallelser och samla in underlag
Medverka på möten och föra anteckningar samt distribuera anteckningar till berörda
Administrera arbetsrum (i SharePoint) med struktur för dokument samt behörigheter för både avdelning, enheter och projekt
Bistå distriktet/projektet med administrationsstöd i personal- och konsultfrågor
Administrativt hantera introduktion av nya medarbetare, ajourhållande av listor, behörigheter 
Vara fakturamottagare samt kontera och distribuera fakturor inom avdelningen (distriktet)
Vara stöd i fakturahanteringen inom ett eller flera kostnadsställen innebärande distribution av fakturor, hjälp för konteringar samt bevakning av att kostnadsställets fakturor  kontrollattesteras och beslutsattesteras i tid
Fungera som resurs vid punktinsatser som distriktet/projektet ansvarar för
Boka utbildningar för medarbetare på distriktet
Sammanställa uppgifter vid faktainsamlingar
Bistå distriktet/projektet med övriga administrativa tjänster efter behov


Kvalifikationer
För att vara aktuell för den här rollen behöver du vara en allt-i-allo person med stor administrativ erfarenhet. Du är van vid att vara personen som har koll och arbetar utefter stor noggrannhet och struktur. Du är också van vid diverse kontaktytor och samarbeten med både interna och externa intressenter samt ser motivation i en bred roll med många olika arbetsuppgifter och ansvarsområden över tid. 


För den här tjänsten behöver du: 


Vara tillgänglig till 100% from 2022-08-03 till 2024-05-31
Ha vana att självständigt arbeta i en stor projektorganisation och självständigt kunna inhämta saknade uppgifter för att kunna rapportera i de i uppdraget förekommande datorsystemen
Minst 4 års erfarenhet som administrativ assistent
God datorvana i MS Officepaketet
Goda kunskaper i svenska i tal och skrift
God datorvana i CDI Klient

Mycket meriterande med minst två (2) års erfarenhet av yrket samt erfarenhet av Sharepoint och ha arbetat i ProjectWise/IDA. 

För oss är det viktigt att all kompetens på arbetsmarknaden tillvaratas. Vi välkomnar alla sökande och eftersträvar mångfald. 

Erfarenhet
Krävs minst fyra (4) års erfarenhet av liknande roll.

Ansökan
2022-04-24, urval och intervjuer kommer att ske löpande. Tjänsten kan komma att bli tillsatt innan sista ansökningsdag, ansök därför så snart som möjligt. Ansökningar sker via annonsen, inte mejl. 


För information: Amelie Lindell, amelie.lindell@randstad.se

Om företaget
Med över 600 000 anställda i omkring 40 länder är Randstad världsledande inom HR-tjänster och erbjuder bemannings-, konsult- och rekryteringslösningar inom alla kompetensområden. Vi erbjuder även interim management, executive search och omställningstjänster. Vi har ett stort nätverk av bolag och kandidater vilket innebär att vi förmedlar hundratals jobb inom olika branscher, från Kiruna i norr till Malmö i söder. Vår ambition är att vara den bästa arbetsgivaren på marknaden. Genom att kombinera vår passion för människor med kraften i dagens teknologi hjälper vi människor och organisationer att nå deras sanna potential. Vi kallar det Human Forward.