Administrativ assistent till Svenska Taxiförbundet

SNABBFAKTA

Omfattning: Heltid
Arbetstider: Kontorstider, 08-17 måndag-fredag
Placering: Karlavägen 83, Östermalm
Startdatum: Så snart som möjligt med hänsyn till ev. uppsägningstid
Anställningsform: Tillsvidareanställning med sex månaders inledande provanställning

DIN FRAMTIDA ARBETSPLATS

Svenska Taxiförbundet (https://www.taxiforbundet.se) företräder Sveriges taxiföretag och har idag 3330 anslutna medlemmar. Företaget arbetar aktivt för att öka taxinäringens anseende och attraktionskraft och att bevaka branschens intressen genom att föra dess talan i dialog med myndigheter och politiker.

Här kommer du arbeta i nyrenoverade, ljusa lokaler på Karlavägen i centrala Stockholm. Det är ett litet men familjärt bolag med högt engagemang och god stämning. Då det inte tidigare funnits en administrativ assistent får du här en unik chans att forma och utveckla både rollen och företaget i stort genom att bidra med dina tankar och idéer.

Rollen är på heltid under kontorstid och du förväntas huvudsakligen arbeta från kontoret, men viss flexibilitet erbjuds. Svenska Taxiförbundet är kollektivavtalsanslutna och har ett fördelaktigt förmånspaket.

HUR SER EN VANLIG DAG UT?

I rollen som administrativ assistent kommer du arbeta i tätt samarbete med verksamhetschefen Natalee. Du har en rad olika arbetsuppgifter och ansvarsområden och sköter allt ifrån sociala medier till planering av konferenser. Eftersom det är ett litet företag kommer du få god inblick i allt som gäller verksamheten och kunna lära dig mycket om både branschen i stort och från dina kollegor, samtidigt som du bidrar till en bättre verksamhet för taxibolagen och gör samhällsnytta.

Dina arbetsuppgifter inkluderar bland annat:

- Sköta sociala medier som Linkedin och Facebook samt uppdatera hemsidan, publicera nyheter och annat material i samarbete med företagets kommunikatör.

- Ansvar för planering och förberedelse inför styrelsemöten, mindre event, mässor och årliga konferenser. Du hanterar alla delar från att boka lokaler hotell, fixa inbjudningar, kallelser och program till att ordna med catering och restaurangbokningar.

- Ansvar för den digitala utbildningsplattformen, hanterar administration kring betalning och finns behjälplig vid frågor.

- Kontinuerligt uppdatera medlemsregistret och kontrollera adressuppgifter inför månatlig fakturering. Vid behov hjälpa till med attestering av fakturor samt att följa upp och påminna vid förseningar.

- Enklare kontorsrelaterade arbetsuppgifter som posthantering, ta emot och välkomna besökare, sköta telefonväxel, svara på inkommande mail etc.

-
Stötta och avlasta verksamhetschefen och kollegor med administrativa uppgifter av varierad karaktär samt delta i olika interna och externa projekt.

Det här är en omväxlande roll och fler arbetsuppgifter än ovan förekommer vilket ställer krav på att du är flexibel och prestigelös. Du tar dig an dina arbetsuppgifter med en positiv inställning och stort engagemang oavsett vad det gäller. För rätt person finns goda utvecklingsmöjligheter på sikt!

VEM ÄR DU?

Vi söker dig med några några års erfarenhet från en roll som innefattat både administrativt och assisterande arbete. Kanske har du en bakgrund som koordinator eller ledningsgruppsassistent? Dina tidigare erfarenheter har gett dig god servicevana, ett proaktivt arbetssätt och förmåga att hantera flera arbetsuppgifter parallellt.

I den här rekryteringsprocessen lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper. Du är en lagspelare som har lätt för att anpassa sig till olika situationer och människor, är social och vågar ta för dig. Du har ett utpräglat ordningssinne, uppmärksammar detaljer och engagerar dig i dina arbetsuppgifter för att uppnå högsta möjliga servicenivå. För att trivas och lyckas i rollen är det viktigt att du kan ta egna initiativ och har en allt är möjligt-attityd.

Du som söker uppfyller nedan skallkrav:

- Du behärskar svenska och engelska obehindrat i både tal och skrift.

- Är en skicklig skribent. Detta då du ansvarar för inbjudningar, mail och texter på hemsidan vilket kräver att du är kommunikativ och uttrycker dig professionellt och korrekt. Vi ser med fördel att du är kreativ med öga för färg och form.

- Kunnig inom sociala medier och andra digitala kanaler.

- Har god datorvana och är en van användare av samtliga Microsoft 365-program. Det är meriterande med erfarenhet och kunskap i Wordpress och Adobe. Vi ser gärna att du har lätt för att lära dig nya system och har ett stort digitalt intresse.

Det är meriterande om du har en eftergymnasial utbildning inom kommunikation eller digital marknadsföring. Vi värderar det även positivt om du har arbetat med eventplanering tidigare.

ÖVRIG INFORMATION

- Den här rekryteringsprocessen hanteras av Inte Bara Post Bemanning och vår kunds önskemål är att alla samtal och mail kring tjänsten går till oss. Detta är en direktrekrytering och du blir anställd av vår kund.

- Rekryteringsprocessen inkluderar en kortare telefonscreening, en intervju, referenstagning och därefter ett möte med team och kollegor på kontoret.

- Sök tjänsten genom att klicka på Skicka ansökan. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals- och intervjufasen.

- Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på rekrytering@rpbemanning.se. Skriv vilken tjänst det gäller i ditt mail och länka gärna till annonsen.