Administrativ assistent till Verksamhetsstöd

Försäkringskassan är en av Sveriges största myndigheter. Vi spelar en stor roll för den enskilde individen och för välfärden i det svenska samhället. Läs mer om Försäkringskassan som arbetsgivare och hur det är att jobba hos oss. Att jobba statligt innebär att du delar våra grundläggande värderingar.

Försäkringskassan driver en omfattande utvecklingsverksamhet inom hela organisationen. Vi söker dig som vill vara med och arbeta i denna utveckling, och har goda erfarenheter och kunskaper att ge administrativt stöd i en föränderlig värld. Du arbetar i nära samarbete med andra avdelningar och staber.

Ansvar och arbetsuppgifter
Som administrativ assistent ger du primärt administrativt stöd till verksamhetsområdets chef och ledningsgrupp, och bidrar till att chefens vardag kan fungera smidigt. Som en andra uppgift ingår också administrativt stöd till en av de andra verksamhetsområdescheferna inom avdelningen. Rollen innebär ett nära samarbete med verksamheten och i arbetet tar du egna initiativ till förbättring. Du kommer även att ingå i ett nätverk med avdelningens övriga administrativa assistenter.

I arbetet hanterar du mötesbokningar, mötesdokumentation, enklare personaladministration, behörigheter och inköp. Du koordinerar och följer upp aktiviteter inom arbetsmiljö, verksamhetsplanering, konferenser med mera. Tjänsten innebär också arbete med diarieföring, granskning av fakturor och statistikuppföljning. Du kommer också att ta fram presentationsmaterial samt administrera och publicera nyheter och dokument på Försäkringskassans lokala intranät och i vår dokumenthanteringsyta (MS SharePoint). Du samarbetar med och är kontaktperson åt andra verksamheter både internt och externt.

Vi söker dig som


• har slutbetyg från gymnasiet eller erfarenheter/kvalifikationer som bedöms likvärdiga
• har erfarenhet av att ge administrativt stöd till personer i ledande befattningar i stora organisationer
• har ett systematiskt och noggrant tillvägagångssätt
• är serviceorienterad och samarbetar konstruktivt och stöttar andra
• arbetar självständigt och litar på din egen förmåga
• är initiativrik och ansvarstagande
• har god kommunikativ förmåga, såväl muntligt som skriftligt

Det är meriterande om du har:


• mycket goda kunskaper i Officepaketet och MS SharePoint
• kunskaper om och erfarenheter av diarieföring och arkivhantering
• kunskap om förvaltningslagen och GDPR
• är lugn och stabil och har vana att ha många bollar i luften samtidigt
• erfarenhet av fakturahantering och ekonomiarbete i Visma Proceedo och Agresso

 Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Övrigt
En tjänst, tillsvidare, heltid, med tillträde den 1 oktober 2021 eller enligt överenskommelse. Provanställning kan bli aktuellt. I denna rekrytering arbetspsykologiska tester kan komma att användas som en del i urvalsarbetet. Placering Stockholm (Telefonplan).

Då detta är en säkerhetsklassad anställning kommer även säkerhetsprövning enligt 14 § säkerhetsskyddsförordningen att genomföras och svenskt medborgaskap krävs. 

Kontakt
Rekryterande chef: Johan Gellerstedt, tel 010-112 24 43 (för frågor om tjänsten). HR-specialist Bogumila Dragon, tel. 010-112 23 42 (för frågor om rekryteringsprocessen): Fackförbundet ST: Carolina Mancho, tel 010-116 28 80, Saco-S: Cecilia Silverson, tel 010-115 26 18, Seko: Eliza Grundström, tel 010-114 34 02. 

Ansökan
Välkommen med din ansökan senast den 8 augusti 2021.

Ladda gärna upp dina examensbevis, betyg och intyg i samband med din ansökan.

Har du skyddad identitet kontaktar du den HR-specialist som finns namngiven i annonsen så får du hjälp med att skicka in din ansökan. Du kan även kontakta HR Helpdesk 0771-52 44 40.