Administrativ assistent, vikariat

Kommunservice

I Västerviks kommun värnar vi om varje medarbetares arbetsmiljö. Vi vill att alla medarbetare ska trivas och utvecklas i sin yrkesroll. Hos oss ska alla gå till jobbet med en positiv känsla.

I kommunen arbetar vi bland annat med pedagogik, vård och omsorg, samhällsbyggnad, kultur, räddningsarbete och arbetsmarknad. Vi har jobb som är inspirerande och meningsfulla. Vi skapar livskvalitet och gör skillnad för människor varje dag.

Vill du ha ett jobb där din insats är betydelsefull för andra människor? Då passar du hos oss!

Vi söker nu en administrativ assistent för ett vikariat.

Dina arbetsuppgifter
Du är en del av kansliet och arbetar i ett team av medarbetare. Teamet har ett flexibelt arbetssätt och tar ansvar för att lösa gruppens uppgifter utifrån våra gemensamma prioriteringar.

Kansliet ansvarar för kommunhusets reception och tryckeri liksom för sekreterarskap bland annat i kommunstyrelsen, kommunfullmäktige och koncernledningsgruppen. Gruppen har också ansvaret för diarium och arkiv samt administrativt stöd till kommunalråd och kommundirektör.

Som administrativ assistent bemannar du receptionen i kommunhuset. Det innebär att du tar emot de besökare som anländer och hanterar också inpasseringskorten för dem som arbetar i huset. Du administrerar borgerliga vigslar, hanterar kommunens officiella e-post och diarieför handlingar. Du tar emot och verkställer beställningar av tryckerijobb. Du hjälper andra medarbetare med utrustningen i mötesrummen och ansvarar för kontakten med IT vad gäller felanmälan. Utöver detta kan även andra administrativa uppgifter inom kansliets verksamhet vara aktuella.

Din kompetens
Du har minst avslutad högskoleförberedande gymnasieutbildning och tidigare erfarenhet av administrativt arbete. Vi ser gärna att du är van vid att, som representant för en offentlig myndighet, kommunicera direkt med medborgare i både tal och skrift. Har du erfarenhet av att arbeta i dokument- och ärendehanteringssystemet Evolution är detta positivt.

För att lyckas i rollen är det viktigt att du har en hög grad av personlig mognad, tycker om att arbeta administrativt, är strukturerad och kvalitetsmedveten. Du är serviceinriktad mot alla du möter, självgående och tar stort ansvar för att lösa dina uppgifter. Du kan hantera att snabbt växla mellan arbetsuppgifter då receptionsbemanningen kombineras med andra uppgifter. Du har förmåga att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt.

Viktigt för tjänsten är att du har mycket god datorvana då stor del av arbetet sköts genom olika datasystem.

Övrigt
Behöver du hjälp att hitta bostad försöker vi hjälpa dig med det. Inflyttarservice i Västerviks kommun hjälper till med tips, information och kontakter för arbete, bostad, skolor med mera. Inflyttarservice anordnar också återkommande träffar för nyinflyttade för att ge möjlighet att lära känna nya människor och en snabbare väg in i livet i Västervik.

Läs mer om vad Västerviks kommun kan erbjuda dig som anställd hos oss www.vastervik.se/jobba-hos-oss (http://www.vastervik.se/jobba-hos-oss)

Välkommen med din ansökan till oss!

Information
Vi tar endast emot ansökningar via vår hemsida.
Vi undanber oss erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.