Administrativ assistent/Receptionist

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Med över 21 500 medarbetare är Malmö stad en av de största arbetsgivarna i Skåne. Vi har över 400 yrkeskategorier representerade inom 18 förvaltningar. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vill du vara med att påverka?

I Sociala resursförvaltningen finns Malmö stads kommungemensamma verksamheter inom individ och familjeomsorg samt insatser enligt lagen om stöd och service till personer med funktionsnedsättning (LSS). Förvaltningen ansvarar också för mottagning av nyanlända flyktingar och ensamkommande barn och planering och utbyggnad av LSS-boenden. Förvaltningen arbetar också med överförmyndarärenden, tillståndsärenden enligt alkohollagen samt föreningsbidrag till idéburna organisationer.

Sociala resursförvaltningen, avdelningen Barn och familj är indelad i tre enheter. En av enheterna är Stöd och utveckling som innefattar Kriscentrum Malmö och Plattform Malmö. Kriscentrum ansvarar för frågor som rör våld i nära relation. Plattformen ansvarar för frågor som rör ungdomar i riskzon.

Enheten har en enhetschef och fem sektionschefer. Den administrativa assistenten/receptionisten som vi söker ska bemanna Plattform Malmös reception men i övrigt serva hela enheten.


ARBETSUPPGIFTER
I arbetsuppgifterna ingår allmänt förekommande administrativa uppgifter bland annat fakturahantering och beställning av varor/tjänster i ekonomisystemet Raindance, posthantering, att hantera personalsystemet Personec P och vara chefsstöd. Förutom ovanstående administrativa arbetsuppgifter bemannar du även receptionen på Plattform Malmö.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har gymnasiekompetens med inriktning administration och minst två års erfarenhet av liknande arbete.
I arbetet ingår både interna och externa kontakter, därför är det av stor vikt att du är utåtriktad och har god kommunikationsförmåga. Du är strukturerad och serviceinriktad, trivs med självständigt arbete men har också ett gott samarbete.
Goda kunskaper i svenska språket i både tal och skrift är nödvändigt.
Arbetsmiljön kan emellanåt bli stressfylld då mycket kan hända samtidigt. En förutsättning för att klara arbetet är att kunna växla bland arbetsuppgifterna och behålla en god servicenivå.

Med arbetet i receptionen är du ansiktet utåt och är den första som våra besökare möter. Det är därför viktigt att du har ett gott bemötande och är bra på att ta personer.

I denna roll möter du personer som befinner sig i utsatta situationer av olika slag. Omständigheter kan uppstå som gör att du måste kunna se vad som behövs i stunden, att du är flexibel och tar initiativ.


Utbildning och erfarenhet av att arbeta i Raindance, Personec P och Excel är ett krav.
Kurser i övriga IT-system är meriterande.


ÖVRIGT
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till 0771-704 704. Frågor om specifika jobb besvaras av den rekryterare eller kontaktperson som anges i annonsen.