Administrativ chef

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Arbetsbeskrivning

Som administrativ chef har du en central funktion på skolan och ansvarar för att administrativa strukturer och flöden är väl anpassade för verksamhetens behov.

Du är en del av ledningsgruppen och verkar över hela skolan. Arbetet som administrativ chef är mångfacetterat och innebär att du deltar i många stora och små processer vilket ställer krav på att du är strukturerad och en god kommunikatör. Du arbetar mot tre olika ekonomiska enheter med separata budgetar. 

Arbetsuppgifter

Du kommer att leda och ansvara för en personalgrupp inom ekonomi, IT och vaktmästeri/lokal. Du arbetar nära rektorer och en administrativ chef ansvarig för schema, expedition, PA och bibliotek.

 Dina huvudsakliga ansvarsområden är:
- Ekonomi
- IT & telefoni
- Lokaler och säkerhet (fysisk arbetsmiljö)
- Inköp/upphandling
- Ledning
- Personalansvar
- Städavtal

Arbetsbelastningen är tidvis hög med förekommande arbetstoppar.

 

Kvalifikationer
Vi söker en högskoleutbildad ekonom, eller motsvarande. Du bör ha minst 5 års arbetslivserfarenhet av kvalificerat arbete, varav minst 1 år i en motsvarande tjänst.

Önskade förmågor

- Organisera, strukturera och effektivisera aktuella ansvarsområden
- Kommunicera effektivt och ändamålsenligt
- Använda IT effektivt, noggrant och utifrån tjänsten behärska nödvändiga applikationer (t.ex. Word, Outlook, Excel, Powerpoint, Agresso etc.)
- Arbetsleda och följa upp överenskommelser och avtal 

Nödvändiga kvalifikationer

Du ska ha dokumenterad utbildning och erfarenhet inom följande områden:

-  Ekonomistyrning – ink. budget, resultatuppföljning och analys etc.
- Redovisning

 Du ska ha dokumenterad erfarenhet inom följande områden:

-  Arbetsledning
- Inköp, offentlig upphandling (LOU)
- Lokaladministration
- Administrativa rutiner

Meriterande kvalifikationer

Dokumenterad erfarenhet/utbildning av/inom:

-  Stockholms stads nuvarande verksamhetssystem som Agresso, BER, ILS/Stratsys, Jobbaistan, IA, Lisa, Beslutsstöd, WinLAS
- Organisation/management
- IT-strategi, processledning och inköp
- GS-IT
- Kommunal/offentlig verksamhet
- Marknadsföring
- Renoveringsprojekt, lokalförändringar och samarbete med fastighetsägaren Sisab
- AmL, systematiskt arbetsmiljöarbete och systematiskt brandskyddsarbete
- Samverkansfrågor, MBL, lönerevision
- Säkerhet och skyddsfrågor
- Arkiv och diarieföring
- Städ och lokalunderhåll

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.