Administrativ chef

Umeå universitet satsar på kreativa miljöer för studier och arbete. Hos oss finns attraktiva utbildningar, världsledande forskning och utmärkta innovations- och samverkansmöjligheter. Fler än 4 100 medarbetare och 34 000 studenter har redan valt Umeå universitet. Välj oss du också.




Vi söker en administrativchef till institutionen för datavetenskap som kraftigt ökar i antalet medarbetare.

Som ett led i tillväxten vill vi ytterligare professionalisera ledningen av institutionens administrativa verksamhet. Din roll blir att utifrån nuvarande administrativa stödfunktioner och dess kommande expansion skapa en sammanhållen stödverksamhet som effektivt stödjer institutionens forskning och utbildning.

I din roll som administrativ chef kommer du att ingå i institutionens ledningsgrupp och ha ett övergripande ansvar för att upprätthålla och utveckla institutionens administrativa verksamhet och bistå prefektgruppen i arbetet med institutionens dagliga drift. Detta inkluderar övergripande verksamhetsansvar för det tekniska och administrativa stödet vid institutionen, som idag omfattar ekonomi, HR, IT-support, kommunikation, projektkontor samt studieadministration. Du kommer att arbeta med att utveckla och implementera strategiska processer inom dessa områden, vilket innebär arbete mot både kortsiktiga och långsiktiga mål. Strategiska frågor varvas med löpande, operativa frågor inom skilda områden.

Du har personalansvar för ett femtontal medarbetare med hög kompetens och engagemang. Du når dina resultat via andra som ledare. Du samordnar processer, delegerar, prioriterar och kommunicerar mål och tidsramar. Du coachar funktionssamordnarna att leda sina team, tar tag i konflikter som kan uppstå, och kommunicerar så att alla känner sig delaktiga och förstår sin roll. De processer du leder inbegriper och påverkar hela institutionen.

Detta är en ny befattning inom institutionen vilket ger rätt person chansen att påverka både innehåll och arbetsuppgifter. Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid med tillträde snarast eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.   

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Övergripande ansvar för att upprätthålla institutionens administrativa verksamhet och bistå prefektgruppen i arbetet med institutionens dagliga drift.

• Leda arbetet inom den tekniska / administrativa gruppen på institutionen. Genomföra medarbetarsamtal och lönesamtal för administrativ och teknisk personal, samt ansvara för kompetensutveckling av dessa.
• Förbättring och utveckling av befintliga administrativa processer samt implementering av tekniska och administrativa rutiner och stödfunktioner.
• Ingå i institutionens ledningsgrupp och vid behov i andra arbetsgrupper och organ.
• Utgöra ett kvalificerat stöd till prefekten i verksamhetsledningsfrågor, ärende- och beslutshantering, remisshantering, lokalfrågor mm., ge råd och stöd utifrån gällande lagstiftning, universitetets regelverk, lokala och centrala avtal policys/riktlinjer mm.
• Vara ett stöd vid avtal med externa parter (företag, finansiärer, lärosäten), interna överenskommelser och upphandling.
• Bistå prefekten vid planering av, och ansvara för praktiskt genomförande av personaldagar, arbetsplatsträffar, beslutsmöten och samverkansmöten
• Tillsammans med funktionssamordnare och prefekt ansvara för den långsiktiga planeringen av rekryteringsbehov gällande teknisk/ administrativ personal, och att vara ett stöd i underlag för rekryteringsprövning och annonser.
• Ansvara för produktion av verksamhetsplan och verksamhetsberättelse, med innehållsmässiga bidrag från ledningsgrupp och institutionsråd.
• Bistå prefekten i arbetsmiljöfrågor vid institutionen och genomförandet av institutionens systematiska arbetsmiljöarbete. Kontinuerligt se över och förbättra institutionens arbetsplatser samt ingå i institutionens arbetsmiljögrupp. 

Kvalifikationer:

Vi söker dig som har universitets- eller högskoleexamen med inriktning mot ekonomi, HR, eller motsvarande högskoleutbildning.

• Chefs- och ledarerfarenhet från större organisationer, gärna statlig verksamhet
• Erfarenhet av att arbeta med verksamhetsplanering, förändringsarbete, arbetsledning samt ekonomifrågor och personalfrågor
• God förmåga att såväl i tal som skrift uttrycka sig på både svenska och engelska

Som person är du självständig, initiativrik och har god analytisk förmåga och planeringsförmåga. Du arbetar strukturerat och trivs med att leda, fatta beslut och följa upp. Du har en god blick för helheten och att se samband.

Du är nytänkande och kan prioritera och delegera. Då medarbetarnas uppgifter spänner över olika områden krävs att du som person är nyfiken och vill fördjupa dig inom olika områden.

Då rollen kräver kontakt med många olika människor är det bra med ett förtroendeingivande ledarskap. Du ska inte heller vara rädd för att kliva in som konfliktlösare om situationer kan uppstå. Lätt för att kommunicera, organisera, och samarbeta.

Önskvärda kvalifikationer:

● Erfarenhet av arbete inom universitet och högskola, eller annan statlig förvaltning 
● Utbildning inom ledarskap och organisation, eller motsvarande dokumenterad erfarenhet
● Erfarenhet av budget och personalansvar och god förståelse för delegationsordning, ekonomiska och personalrelaterade regelverk.
• Erfarenhet och kännedom av administrativa stödsystem inom HR och/eller ekonomi

Så här ansöker du

Du ansöker via vårt rekryteringssystem, dnr AN 2.2.1-991-20, senast 2020-08-16.

Din ansökan ska innehålla:

- CV och personligt brev där du beskriver dig själv och varför du är den vi borde anställa
- Kontaktuppgifter till minst två referenser
- Dokumentation av formella meriter (betyg, examensbevis, kursintyg etc.) övrig dokumentation (arbetsintyg, dokumentation av erfarenheter etc.).

Närmare upplysningar lämnas av prefekt Erik Elmroth, 090-786 69 86, elmroth@cs.umu.se eller biträdande prefekt Lennart Edblom, 090-786 6137, lennart.edblom@umu.se  

Välkommen med din ansökan!

Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen.


Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.