Administrativ chef

Umeå universitet satsar på kreativa miljöer för studier och arbete. Hos oss finns attraktiva utbildningar, världsledande forskning och utmärkta innovations- och samverkansmöjligheter. Fler än 4 100 medarbetare och 34 000 studenter har redan valt Umeå universitet. Välj oss du också.




Vi söker en Administrativ chef för det administrativa stödet vid de tre institutionerna https://www.

umu.se/institutionen-for-psykologi/, https://www.umu.se/pedagogiska-institutionen/ och https://www.umu.se/sociologiska-institutionen/. Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid med tillträde snarast eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas. Är du den vi söker?

Arbetsuppgifter

I din roll som administrativ chef kommer du att ha ett övergripande ansvar för att upprätthålla, driva och utveckla institutionens administrativa verksamhet och bistå prefekter och ledning i arbetet med institutionernas dagliga drift. Detta inkluderar övergripande verksamhetsansvar för det administrativa stödet vid institutionerna, som idag omfattar ekonomi, HR, kommunikation, institutionsstöd, studievägledning samt studieadministration. 

Du har personalansvar för ett 30-tal medarbetare med god kompetens och högt engagemang. Du kommer att arbeta med att leda, planera, fördela, kvalitetssäkra och utveckla det administrativa arbetet inom och mellan de tre institutionerna. Strategiska frågor varvas med löpande, operativa frågor inom skilda områden.

Förutom att upprätthålla, driva och utveckla institutionens administrativa verksamhet bistår du de tre prefekterna och respektive ledningsgrupp i arbetet med institutionernas dagliga drift. Som administrativ chef har du en omfattande delegation från prefekterna i frågor gällande den administrativa personalen.

Du ansvarar även för att; 

· Leda och aktivt utveckla det administrativa samarbetet mellan de tre institutionerna

· Vara närmaste chef för institutionernas administrativa personal

· Planera, fördela och kvalitetssäkra det administrativa arbetet inom och mellan de tre institutionerna

· Säkerställa att institutionernas administration är rätt bemannad och att den administrativa personalen innehar den kompetens som behövs för arbetets utförande och verksamhetens behov

· Ansvara för upprättande av verksamhetsplan för den del som rör det administrativa stödet

· Tillse att hålla den administrativa personalen uppdaterad om respektive institutions verksamhet och förändringar i dessa

· Verka för att regelverk för administrativt arbete efterföljs, samt vidarebefordra relevant information om aktualiteter, uppdateringar med mera

· Vid behov stötta administrativ personal i specifika regelverksfrågor

· I samråd med prefekt och i samarbete med HR samordnare driva arbetsmiljöarbetet inom det administrativa stödet

· Genomföra medarbetarsamtal, lönesamtal och rehabiliteringsutredningar för den administrativa personalen

Kvalifikationer

Vi söker en person som har som lägst kandidatexamen inom beteendevetenskap, personal, organisation, ledarskap, ekonomi eller annan för positionen relevant examen.

Du ska ha formell och dokumenterad ledarerfarenhet från arbetslivet, samt några års erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter. Erfarenhet av och intresse för att driva utvecklingsprojekt är meriterande. Så är även utbildning inom ledarskap.

Som ledare är du tydlig, strukturerad, beslutsam och kan prioritera och delegera. Du skapar delaktighet genom att på ett entusiasmerande och målmedvetet sätt driva arbetet framåt. Medarbetarnas arbetsuppgifter spänner över olika områden vilket kräver att du som person är nyfiken och har förmåga att se helhet och samband.

Som person uppvisar du personlig mognad och hög integritet. Vidare är du initiativtagande, flexibel och har god samarbetsförmåga. Du har en god förmåga att skapa och bevara relationer.

God kommunikativ förmåga i såväl svenska som engelska är ett krav.

Övrigt

Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid med tillträde snarast eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.  

Du ansöker via vårt rekryteringssystem https://www.umu.se/jobba-hos-oss/lediga-jobb/. Vi vill ha din ansökan senast 200915.





Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen.


Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.