Administrativ chef

"Vi vill att vår nya chef drivs av att vara en bra ledare och av att utveckla oss samt administrationen framåt. Det ska vara en person som bidrar till ett prestigelöst klimat, där alla drar sitt strå till stacken, och till god kultur mellan olika yrkesroller – ser helheten på arbetsplatsen. Kunna lyssna in och vilja väl”.
- dina blivande medarbetare.
Motiveras du av utmaningar och viljan att förbättra? Har du ett stort engagemang och förmåga att bidra med ett positivt ledarskap där delaktighet är en ledstjärna? Är du en person som ser vikten av det administrativa arbetet och nyttan med ett processorienterat arbetssätt där ständiga förbättringar är en självklar del? Då kan du vara den vi söker!
Kommunal är inne i ett spännande utvecklingsarbete där fokus bland annat ligger på att utveckla den fackliga verksamheten på Kommunals lokalavdelningar. Nu söker vi en administrativ chef till en av våra 13 lokalavdelningar, som i sitt uppdrag ska arbetsleda tjänstemännen på avdelningen.
Som administrativ chef kommer du att verka på avdelning Vänerväst som består av avdelningsexpeditionen samt 35 kontor runt om i Skaraborg, Älvsborg och delar av Fyrbodal. Du är placerad på avdelningsexpeditionen där det i dagsläget arbetar åtta tjänstemän och tio ombudsmän. Kontoret leds av lokalkontorschefen som du också rapporterar till. Som administrativ chef på avdelning Vänerväst kommer du leda ett team med positiva och utvecklingsvilliga administrativa assistenter och en IT-samordnare.

Arbetsuppgifter
Du arbetar för att hålla samman avdelningens administrativa verksamhet och leder det processorienterade arbetssättet. I din roll har du ett övergripande funktionellt ansvar vilket kräver att du är väl insatt i Kommunals arbetsprocesser, rutiner och tekniska verksamhetsstöd inom bland annat ekonomi och IT.
Du har personalansvar för, samt arbetsleder, samtliga administrativa tjänstemän på avdelningen. Du genomför löne-, avstämnings- och utvecklingssamtal med dina medarbetare och ansvarar för arbetsmiljön. Du skriver fram och utvecklar beslutsunderlag samt arbetar med uppföljning. I dina ansvarsområden ingår även att se till att avdelningens löpande ekonomiska administration och hantering följer beslutade rutiner och regelverk, att IT och telefoni har support och följs upp korrekt samt att avdelningens arbete är i linje med GDPR. Vidare ansvarar du också för de två fastigheter som avdelningen äger, en bostadsrätt samt hyrda lokaler. Det är också du som tar fram förslag om avtal och inköp kopplat till dessa. Personalen du leder arbetar bland annat med diarieföring, protokoll, resebokning, konferenser, utbildning, it, telefoni, ekonomi och all möjlig administration kopplad till verksamheten.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har arbetat i en liknande roll där du har haft ett övergripande ansvar för att driva administrativa processer samt erfarenhet av personalansvar och praktisk arbetsledning. Rollen förutsätter även god arbetsmiljökunskap. Du har relevant akademisk utbildning inom antingen administration, beteendevetenskap, ekonomi, verksamhets- eller kvalitetsutveckling, alternativt förvärvat motsvarande kunskapsnivå via arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
Som person har du en förmåga att skapa en öppen och förtroendefull dialog, du är lyhörd samtidigt som du är tydlig i din kommunikation. Du har lätt för att samarbeta med andra och ser lösningar istället för hinder. Du har ett starkt engagemang och en förmåga att coacha och entusiasmera medarbetare. Vi förutsätter att du som söker delar Kommunals värderingar.

Anställningsvillkor och förmåner
Vi erbjuder en tillsvidareanställning på heltid med placering på Kommunal Vänerväst, Alingsås. Startdatum enligt överenskommelse. Vi tillämpar individuell lönesättning. Kollektivavtal finns med Handels tjänstemannaklubb. Vissa resor kan förekomma i tjänsten.
Det är viktigt för oss att du ska trivas och må bra på din arbetsplats. Som anställd på Kommunal erbjuder vi dig ett arbete med kunniga och engagerade kollegor i en trivsam miljö med möjlighet till utveckling i linje med ditt uppdrag. Det är en självklarhet för oss att du omfattas av ett bra kollektivavtal som bland annat innehåller tjänstepension och försäkringar, ett generöst friskvårdsbidrag och flexibla arbetstider.