Administrativ chef

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.

Institutionen för filosofi, lingvistik och vetenskapsteori vid humanistiska fakulteten har omkring 100 anställda och en undervisningsvolym som omfattar cirka 350 helårsstudenter. Institutionen bedriver även forskarutbildning och utvecklingsarbete inom sina områden. 

Avdelningen för verksamhetsstöd

Avdelningen för verksamhetsstöd ansvarar för ekonomiadministration, personal-, forsknings- utbildnings- och studieadministration, lokaler, IT samt kommunikation. Gruppen leds av administrativ chef och består av ett tiotal medarbetare som arbetar med målet att ge institutionens kärnverksamhet, det vill säga lärare och forskare, ett professionellt stöd. Verksamhetsstödet har som vision att vara ett verksamhetsdrivet professionellt stöd för alla medarbetare och studenter. Kärnverksamheten ska få bästa möjliga stöd inom administration, ärendehandläggning, juridik, kommunikation, event, ekonomi, IT, teknisk support, lokaler, inköp mm. Som administrativ chef vid institutionen för filosofi, lingvistik och vetenskapsteori kommer du att vara en del av en expansiv arbetsplats där vi framgångsrikt kombinerar det dagliga arbetet med en god arbetsmiljö och gemensamma aktiviteter.

Arbetsuppgifter 
Som administrativ chef har du en sammanhållande roll med ett brett ansvarsområde i en dynamisk akademisk miljö med internationell prägel och du arbetar med både operativa och strategiska frågor. Du leder institutionens verksamhetsstöd och skapar förutsättningar för att den ska kunna stödja institutionens arbete med utbildning, forskning och samverkan. Det är din uppgift att organisera och bemanna en effektiv och professionell stödverksamhet utifrån institutionens behov och förutsättningar.

Du har verksamhets- budget- och personalansvar för den administrativa verksamheten, vilket innebär uppgifter som rekrytering, bemanning, utvecklings- och lönesamtal, arbetsmiljöansvar samt budgetarbete. I arbetet ingår också att säkerställa att institutionen följer de lagar, regler, beslut, rutiner och processer som är fastställda för myndigheten. Befattningen är direkt underställd prefekt och ingår i institutionens ledningsgrupp. Du har en nyckelroll i att utveckla och förvalta ett kvalificerat långsiktigt professionellt ledningsstöd till prefekt och övriga institutionsledningen.

Arbetet innebär att kontinuerligt driva utvecklingen av rutiner och processer, ansvara för årsplanering och att tillsammans med den administrativa enheten lägga upp planeringen för arbete och möten med chefer och funktioner inom verksamhetsstödet. Du ska finnas nära kärnverksamheten och kommunicera, samordna, organisera och verka inom ditt ansvarsområde genom funktionella mötesforum. Detta arbete kommer att ske både mot interna parter – till exempel fakultet och gemensam förvaltning – såväl som externa parter – till exempel bidragsgivare, samarbetspartners eller andra myndigheter. Du har till uppgift att säkerställa att institutionen följer för myndigheten fastställda lagar, regler, rutiner, processer och beslut enligt beslutsordning.

Kvalifikationer 
Vi söker dig som har en högskoleutbildning inom HR/personalfrågor eller ekonomi, eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig och relevant för anställningen. Vikt kommer att läggas vid erfarenhet av arbetsledning och vid kvalificerat arbete med HR-frågor, liksom vid god erfarenhet av kvalificerat ledningsstöd. Erfarenhet av arbete i ledningsgrupp är också meriterande.

Det är meriterande med arbetslivserfarenhet från universitets- och högskolesektorn samt med kunskap och förståelse om verksamheten inom sektorn och dess villkor.

Du har förmåga att se frågor och lösningar ur ett helhetsperspektiv och har lätt för att entusiasmera din medarbetare att arbeta för verksamhetens mål med ett service- och samarbetsinriktat arbetssätt och har en förmåga att skapa ett gott arbetsklimat. Vidare har du ett intresse och en förmåga att coacha och utveckla medarbetare. Utifrån din arbetslivserfarenhet och personliga mognad möter du olika ledningsrelaterade utmaningar på ett prestigelöst, tryggt sätt och har en förmåga att anpassa ditt ledarskap till situationer.

Arbetet innebär många kontaktytor både internt och externt, något som ställer höga krav på god samarbetsförmåga samt god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på både svenska och engelska. Anställningen ställer även höga krav på god datorvana med krav på goda kunskaper i hantering av olika stödsystem. Då verksamheten delvis kan komma att bedrivas på distans, ser vi det som en fördel att du har erfarenhet av digitala kommunikationsverktyg såsom Zoom och Teams.

Vi ser det som meriterande att du har en god förmåga att förmedla kunskaper på ett pedagogiskt sätt. För rollen värderas även struktur, integritet, lyhördhet, en god kommunikativ förmåga samt hög ansvarskänsla som viktiga personliga egenskaper. 

Som person ser vi att du aktivt söker efter information och tar egna initiativ i ditt dagliga arbete. I en tid av spännande förändringar är det viktigt att du som person är bekväm med arbetstoppar och ser dig själv som stresstålig. Arbetet ställer även krav på självständighet och en hög problemlösningsförmåga.     

Intervjuer och referenstagning kommer även att utgöra grund för bedömning. 

 

För övrig information och för att söka tjänsten se den fullständiga annonsen på www.gu.se. 

 


Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.