Administrativ chef

Umeå universitet är ett av Sveriges största lärosäten med över 37 000 studenter och cirka 4 700 anställda. Vid universitetet finns en mångfald av utbildningar av hög kvalitet och världsledande forskning inom flera vetenskapsområden, och här gjordes den banbrytande upptäckten av gensaxen CRISPR-Cas9 som tilldelats Nobelpriset i kemi. Vid Umeå universitet är allt nära. Våra sammanhållna campus gör det lätt att mötas, samarbeta och utbyta kunskap, något som gynnar en dynamisk och öppen kultur.


Den samhällsomvandling och de stora gröna investeringar vi ser i norra Sverige skapar enorma möjligheter och komplexa utmaningar. För Umeå universitet handlar det om att bedriva forskning om – och mitt i – ett samhälle i omvandling. Men också om att leverera utbildningar för regioner som behöver expandera fort och hållbart. Det är helt enkelt här framtiden skapas.


Är du intresserad av att veta mer? https://www.umu.se/jobba-hos-oss/om-universitetet-som-arbetsplats/


 


Medicinska fakulteten är platsen för forskning och utbildning inom vetenskapsområdet medicin. Här finns 12 grundutbildningsprogram, 13 institutioner och ett 80-tal ämnesinriktningar inom forskarutbildningen.



Beskrivning
Institutionen för integrativ medicinsk biologi söker en Administrativ chef på heltid.

Anställningen är en tillsvidareanställning med start enligt överenskommelse, företrädesvis så snart som möjligt. Provanställning kan komma att tillämpas.

Arbetsuppgifter


Som administrativ chef kommer du att leda vårt teknisk-administrativa team och har en viktig roll då du har övergripande ansvar för att arbetsleda och utveckla institutionens stödverksamhet. Du är direkt underställd prefekt och du ingår i institutionens ledningsgrupp samt grupp för lokal samverkan. Teamet du leder stöttar verksamheten med kompetens inom ekonomi, HR, studie/utbildning och IT.

I dina arbetsuppgifter ingår att planera, fördela och utveckla det administrativa arbetet inom enheten. Där ingår att säkerställa att enhetens administration är rätt bemannad och att den administrativa personalen innehar den kompetens som behövs för arbetets utförande och verksamhetens behov. Du håller administratörsgruppen uppdaterad om institutionens verksamheter, ansvarar för de övergripande strategiska personalfrågorna och genomför tillsammans med prefekt de förändringar som beslutas. Du ansvarar för att de regelverk myndigheten har att följa efterlevs (lag, förordningar, rutiner, avtal och policys) och håller dig uppdaterad om förändringar samt ser till att korrekt information finns tillgänglig. Du tillser att dokumentation och arkivering sker i enlighet med gällande regelverk.

Du genomför medarbetarsamtal och lönesamtal och bistår prefekt i lönefrågor och underlag vid anställning av teknisk/laborativ personal. Du fungerar som en länk vid kommunikation mellan institutionens lärare och forskare, universitets jurister och prefekt. Du bistår prefekt med underlag för beslut, upprättade av rutiner och avtal samt koordinerar arbetet med verksamhetsplan, handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete och kompetensförsörjningsplan. Du kommer ansvara för intern och extern kommunikation via webb och interna kanaler samt bistå i planering och genomförande av regelbundna institutionsmöten.

Därtill kan andra arbetsuppgifter ingå och arbetsuppgifterna kan komma att förändras samt anpassas efter din kompetens och verksamhetens behov.

Kvalifikationer


Vi söker dig som har universitetsutbildning, lägst kandidatexamen, inom för anställningen relevant ämnesområde samt flerårig erfarenhet av administrativt arbete och personalledning. Goda kunskaper i Office 365 är en självklarhet och du har lätt för att lära dig nya administrativa system. Då vi är en internationaliserad arbetsplats är mycket goda skriftliga och muntliga kunskaper i svenska och engelska ett krav.

Du är en ledare som motiverar och förser andra med de förutsättningar som krävs för att effektivt nå gemensamma mål. Du har en förmåga att skapa engagemang och delaktighet. Ditt strukturerade arbetssätt märks genom ditt sätt att planera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt samt att du sätter upp och håller tidsramar. För att du ska trivas i rollen är det även viktigt att du är trygg i din yrkesroll, har god kommunikationsförmåga och lätt för att samarbeta.

Det är starkt meriterande om du är insatt i lagar och regler som rör högskolan och om du tidigare arbetat med arbetsmiljöfrågor, gruppdynamik och organisationsförändring. Utbildning inom ledarskap och organisation är meriterande.

Stor vikt kommer läggas vid personlig lämplighet.

Villkor

Tjänsten är en tillsvidareanställning med start snarast eller enligt överenskommelse, provanställning kan komma att tillämpas. Din ansökan registreras via e-rekryteringssystemet Varbi senast 2023-08-11. Ansökan ska vara skriven på engelska eller svenska och ska innehålla: 

- Personligt brev med motivering till varför du söker anställningen
- CV/Meritförteckning
- Namn och kontaktuppgifter till två referenser
- Dokumentation av formella meriter (betyg, examensbevis, kursintyg etc.)
- Övrig dokumentation (arbetsintyg, dokumentation av erfarenhet etc.)

Närmare upplysningar om anställningen lämnas av prefekt Staffan Johansson staffan.o.johansson@umu.se eller HR-specialist Lisa Berg lisa.berg@umu.se

Välkommen med din ansökan!

Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen.


Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.