Administrativ chef

vid Engelska institutionen. Sista ansökningsdag: 2023-09-11.

Engelska institutionen ger utbildning på grund-, avancerad och forskarnivå, och är en del av Humanistiska fakulteten. Institutionen har cirka 40 anställda. Antalet studenter registrerade på grundutbildningen är drygt 750. Vi håller till i lokaler på universitetsområdet  Frescati – vackert beläget med naturen runt hörnet med mycket goda förbindelser till stadskärnan som bara ligger några minuter bort. För mer information, se institutionens hemsida: Engelska institutionen

Arbetsuppgifter
Hos oss får du möjlighet att arbeta i en dynamisk och spännande internationell miljö. Som administrativ chef har du ett brett ansvarsområde och leder den administrativa personalen vid institutionen, vilken utöver dig består av fem personer: utbildningschef, studievägledare, ekonomi- och personalhandläggare, samt två utbildningsadministratörer.

Du ansvarar för att utveckla verksamheten mot uppställda mål, särskilt gällande ekonomi och personal, och för att organisera och planera arbetet inom administrationen. Förutom att organisera och leda arbetet för den administrativa personalen ansvar du även för budgetprocessen, bokslut, ekonomisk analys, resultatuppföljning, prognoser, avstämning, avtalshantering samt att de regler och direktiv som styr verksamheten efterlevs. Du har också det övergripande ansvaret för projekthantering och projektekonomi, liksom för löpande ekonomihantering och hantering av personalärenden, samt arbetsrättsliga frågor.

Vidare har du ansvar för lokalfrågor, upphandlingar, utredningar samt fungerar som stöd till prefekt och övriga chefer i arbetet med olika verksamhetsfrågor. Du företräder institutionen i olika sammanhang inom dina ansvarsområden. Du rapporterar direkt till prefekten och ingår i institutionens ledningsgrupp.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en högskoleexamen inom ekonomi eller annan relevant erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du har flerårig erfarenhet från liknande arbetsuppgifter, gärna också av arbetsledning. Du har erfarenhet av att arbeta inom offentlig verksamhet, särskilt meriterande är om du har erfarenhet från universitet/högskola.

Vi vill att du har erfarenhet av arbete med budget, ekonomisk uppföljning och analyser. Som administrativ chef ska du kunna arbeta självständigt och ha mycket goda chefs- och ledaregenskaper. Du har förmågan att arbeta såväl strategiskt som operativt inom dina ansvarsområden. Du har en välutvecklad förmåga att kommunicera muntligen och skriftligen, både på engelska och svenska. Vi ser också gärna att du har goda kunskaper i Office-paketet, synnerhet i Excel. Erfarenhet av administrativa system som Raindance, Primula, och ReachMee är också önskvärd.

Som person är du prestigelös, tydlig och en skicklig relationsbyggare med förmågan att skapa ett gott arbetsklimat. Vidare är du välstrukturerad och analytisk. Du har mycket god samarbetsförmåga, då ditt arbete innebär nära kontakter med alla medarbetare vid institutionen samt universitetets centrala förvaltning. Vi förutsätter att du har ett genuint intresse för högre utbildning och forskning. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Anställningsvillkor
Anställningen avser heltid och gäller tills vidare med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning, ange därför gärna löneanspråk. Tillträde snarast.

Stockholms universitet strävar efter att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Kontakt
Närmare information om anställningen lämnas av prefekt, Magnus Ullén, tfn 08-16 36 11, magnus.ullen@english.su.se.

Fackliga företrädare
Ingrid Lander (Saco-S), tfn 0708-16 26 64, saco@saco.su.se, Alejandra Pizarro Carrasco (Fackförbundet ST/OFR), tfn 08-16 34 89, alejandra@st.su.se, samt seko@seko.su.se (SEKO).

Ansökan
Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Bifoga endast personligt brev och CV. Kopior på betyg och intyg tar du med vid en eventuell intervju.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.

Välkommen med din ansökan!

Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.