Administrativ chef

Vi söker dig som i nära samarbete med vår kärnverksamhet inom utbildning och forskning vill vara med och utveckla institutionens och Chalmers framtida verksamhetsstöd genom rollen som administrativ chef. Ett ändamålsenligt verksamhetsstöd skapar förutsättningar för vår framstående forskning, utbildning i världsklass och hållbara nyttiggörande.

Om institutionen för arkitektur och samhällsbyggnadsteknik
Institutionen för arkitektur och samhällsbyggnadsteknik (ACE) har cirka 240 anställda och representerar ett brett kunskapsteoretiskt fält som sträcker sig från ingenjörsvetenskap över samhällsvetenskap till humaniora och designbaserad, konstnärlig forskning och undervisning. Dessa olika perspektiv möjliggör en stark tvärvetenskaplig utveckling och en bred diskussion om olika aspekter av hållbarhet. Tillsammans blir vi en komplett miljö inom arkitektur- och samhällsbyggnadsområdet, väl rustade för att ta oss an gemensamma utmaningar i strävan mot ett hållbart samhälle. Institutionen har en stark koppling till omvärlden, och samverkar nationellt såväl som internationellt med samhälle, näringsliv och akademi.

Institutionens verksamhetsstöd erbjuder stöd inom verksamhetsplanering och uppföljning, ekonomi, studieadministration inom grund- och forskarutbildning, personal, inköp samt övrig service.

Beskrivning av tjänsten
I rollen som administrativ chef leder du avdelningen för verksamhetsstöd, en grupp om 19 medarbetare som arbetar med bland annat ekonomi, utbildningsadministration, personaladministration, lokaler, inköp och diarieföring. Som administrativ chef arbetar du även som stöd till institutionens ledning och arbetar nära prefekt med verksamhetsplanering samt verksamhetsutveckling, arbetsmiljö- och lokalfrågor.

Du säkerställer ett ändamålsenligt och kvalificerat stöd till institutionens ledning och chefer samt dess lärare och forskare. Din uppgift är att leda och fördela arbetet inom verksamhetsstödet samt att utveckla det administrativa stödet utifrån verksamhetens behov och i linje med Chalmers strategi. Även skapa och strukturera rutiner för planering och uppföljning, kompetensutveckling med mera.

Som administrativ chef rapporterar du direkt till prefekt och ingår i institutionens ledningsgrupp tillsammans med övriga avdelningschefer och viceprefekter. Rollen innebär även nära samarbete med det centrala verksamhetsstödet och administrativa chefer på Chalmers tolv andra institutioner. Din roll inkluderar att ta en aktiv roll i utvecklingen av Chalmers gemensamma rutiner och arbetssätt och bidra till administrativ samverkan mellan lärosätets alla verksamheter, i syfte att nyttja våra resurser effektivt. Detta arbete görs i samarbete med kollegor i Chalmerssystemet och kan t.ex. inkludera deltagande i arbetsgrupper eller strategiska uppdrag.

Om dig 
Vi söker dig som har goda kunskaper inom administration/ekonomi och högskoleutbildning inom relevant område, t.ex. ekonomi, HR, förvaltning eller liknande. Du har chefserfarenhet samt erfarenhet av att driva administrativa processer och projekt. Du tar ägandeskap för dina ansvarsområde och säkerställer leverans med framgångsrikt resultat.  Vi tror att du är en utvecklingsinriktad och driven person med förmåga och kapacitet att utveckla både arbetssätt och medarbetare inom verksamhetsstödet.

Du är en erfaren chef som är van att stötta och coacha personer som påverkas av förändringar och kan fatta svåra beslut. Du arbetar gärna i nätverk och är en god problemlösare. Du har god förmåga att kommunicera både på svenska och engelska.

Det är meriterande om du har erfarenhet av att driva utvecklingsarbete och förändringsprocesser, gärna från akademin eller från näringslivet med kopplingar till forskning och utveckling. Även meriterande om du har erfarenhet från akademi/högskola.

Vi ser också gärna att du har erfarenhet av administration eller ekonomihantering av större projekt eller forskningsansökningar.

Anställningsform
Tillsvidareanställning på heltid.


Att arbeta på Chalmers
Chalmers värdeord: öppenhet, respekt, delaktighet, mångfald och kvalitet, genomsyrar synen på vår arbetsmiljö och våra medarbetare. Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats i en akademisk miljö, där studenter och medarbetare drivs av att skapa värde för en hållbar framtid.
Våra förmåner för anställda omfattar bland annat:
⦁ Flexibilitet att arbeta på distans med hänsyn till verksamhetens behov.
⦁ Semester upp till sju veckor per år.
⦁ Kollektivavtal med föräldralön, sjukpenningtillägg, läkemedelskostnader, löneväxling, pension, inarbetade dagar samt flextid.
⦁ Friskvårdsbidrag samt en friskvårdstimma varje vecka under betald arbetstid.

Här kan du läsa mer om våra förmåner och hur det är att arbeta på Chalmers.

Hur du ansöker
I din ansökan vill vi att du bifogar din CV. Istället för ett personligt brev kommer du att få besvara några frågor i rekryteringssystemet kring varför du söker tjänsten, i samband med att du laddar upp din ansökan.

Övrigt (valfritt)
• Eventuella intyg, betyg etc. Referenser lämnas vid en eventuell intervju.

Sista ansökningsdag: 17 april 2024. Intervjuer är planerade vecka 20.

Vid frågor, vänligen kontakta
Henriette Söderberg, prefekt
henriette.soderberg@chalmers.se +46317724154

Evelina Johansson, HR-partner
evelina.johansson@chalmers.se  +46317722507


*** Chalmers undanber sig alla erbjudanden om ytterligare jobbannonsering eller rekryteringsstöd i samband med denna rekrytering. ***
 


Chalmers vision är att aktivt medverka till en hållbar framtid. Vår forskning och utbildning inom teknik, naturvetenskap, arkitektur och sjöfart bedrivs i nära kontakt med omvärlden. Strategin för att nå vetenskaplig excellens förverkligas inom sex styrkeområden; Energi, Hälsa och teknik, Informations- och kommunikationsteknik, Materialvetenskap, Produktion och Transport. De grundläggande vetenskaperna utgör basen och hållbarhet, innovation och entreprenörskap är viktiga drivkrafter. Chalmers har omkring 11 000 studenter och 3000 anställda. Utveckling och förnyelse har präglat Chalmers ända sen starten 1829, helt enligt grundaren William Chalmers motto: Avancez!